A Pulse of the Profession 2024 jelentésben a PMI világosan rámutat arra, hogy a szervezetek már nem egyetlen, univerzális projektmenedzsment-módszertan felé haladnak. Ehelyett egyre gyakrabban kombinálnak különböző megközelítéseket, a megvalósítás módját a projekt típusához, a bizonytalanság szintjéhez és a várt üzleti értékhez igazítva. Ebben az összefüggésben egyre fontosabbá válik a Hybrid Portfolio Management, vagyis az a megközelítés, amely lehetővé teszi olyan projektportfóliók irányítását, ahol prediktív, agilis és hibrid kezdeményezések egyaránt jelen vannak.

A PMI nem azt állítja, hogy egyetlen módszertannak kellene felváltania az összes többit. A következtetések ennél árnyaltabbak: a szervezetek akkor érnek el a legjobb eredményeket, ha minden projekthez ki tudják választani a megfelelő megközelítést, majd az egész portfóliót egységes irányítási keretrendszerben kezelik. Ez azt jelenti, hogy a valódi kihívás ma már nem maga a hibrid projektmegvalósítás, hanem egy olyan környezet kialakítása, amelyben minden projekt látható a célok, prioritások, kockázatok, mérföldkövek és stratégiai hatás szempontjából.

A hibrid megközelítés már nem kivétel

A PMI a hibrid megközelítések növekvő szerepére hívja fel a figyelmet

A PMI jelentése szerint a hibrid megközelítések alkalmazása három év alatt 57%-kal nőtt  -  20%-ról 2020-ban 31,5%-ra 2023-ban. Ugyanebben az időszakban a prediktív megközelítések aránya 58%-ról 43,9%-ra csökkent, míg az agilis megközelítések aránya 23%-ról 24,6%-ra emelkedett. Ez egyértelműen azt mutatja, hogy a szervezetek eltávolodnak az „egy megoldás mindenkire” modelltől.

Ez a változás különösen jól látható azoknál a szervezeteknél, amelyek digitális termékeket fejlesztenek, üzleti transzformációt hajtanak végre, vagy IT-, operatív és beruházási kezdeményezéseket kezelnek párhuzamosan. Ilyen környezetben egyetlen megvalósítási modell erőltetése gyakran nem reális. Egyes projektek kiszámíthatóságot és szigorú kontrollt igényelnek, míg mások rugalmasságot és gyors alkalmazkodást. A Hybrid Portfolio Management éppen erre a valóságra ad választ.

Nem a módszertan számít, hanem az illeszkedés

A PMI egyik legfontosabb megállapítása, hogy a csapatok hasonló teljesítményt érnek el, függetlenül attól, hogy prediktív, hibrid vagy agilis megközelítést alkalmaznak. Az átlagos projekt-teljesítmény 73,8% volt, és a módszerek között nem volt jelentős különbség.

Ez megerősít egy kulcsfontosságú gondolatot: önmagában a módszertan nem jelent versenyelőnyt. Az számít, hogy a szervezet képes-e a megvalósítás módját a projekt jellegéhez és üzleti környezetéhez igazítani. Itt válik nélkülözhetetlenné a Hybrid Portfolio Management  -  érettségi szempontból a szervezeteknek túl kell lépniük a módszertani vitákon, és a sokféleség portfóliószintű kezelésére kell összpontosítaniuk.

Mit mond a PMI a portfóliómenedzsment jövőjéről

A szervezetek egyre inkább vegyes környezetben működnek majd

A PMI a jövőbeli trendeket is felvázolja. A válaszadók 73%-a a hibrid megközelítések további térnyerésére számít a következő öt évben, míg 76% az agilis módszerek nagyobb arányú alkalmazását várja. Ugyanakkor 34% a prediktív megközelítések jelentőségének csökkenését prognosztizálja.

Ez nem azt jelenti, hogy a hagyományos tervezés eltűnik. Inkább arról van szó, hogy a szervezetek nagyobb rugalmasságra törekednek, miközben meg akarják őrizni a megvalósítás és az eredmények feletti kontrollt. Portfóliószemszögből ez nagyobb komplexitást jelent: agilis termékkezdeményezések, hosszú távú beruházási projektek és transzformációs programok élnek egymás mellett.

Egységes portfólióréteg nélkül a szervezetek gyorsan elveszítik az átláthatóságot  -  megnehezül a prioritások kijelölése, az erőforrások kezelése, a kockázatok nyomon követése és az előrehaladás hatékony riportálása.

Az iparági különbségek is megerősítik a portfóliószintű gondolkodás szükségességét

A jelentés azt is hangsúlyozza, hogy az egyes iparágak között jelentős különbségek vannak. Az építőiparban továbbra is a prediktív megközelítés dominál, míg az IT-ban, a pénzügyi szolgáltatásokban és az egészségügyben gyakoribbak a hibrid és agilis megoldások.

Ez egy kulcsfontosságú gondolatot erősít meg: az érettség ma nem azt jelenti, hogy mindent szabványosítunk. Inkább azt, hogy a különböző projekttípusokat strukturáltan és következetesen tudjuk irányítani. A Hybrid Portfolio Management pontosan ezt teszi lehetővé.

Hybrid Portfolio Management a gyakorlatban

Az agilis megvalósítás maradhat a Jira-ban  -  de az üzletnek portfóliónézetre van szüksége

Sok szervezetben az Agile projekteket olyan eszközökben kezelik, mint a Jira. Ezek kiválóan támogatják a sprinttervezést, a backlog-kezelést és a csapatszintű végrehajtást.

Ugyanakkor nem nyújtanak teljes üzleti perspektívát. Egy backlog nem mutatja meg a stratégiai illeszkedést, a mérföldköveket, a költségkontrollt vagy a portfóliószintű kockázatokat. Itt lép be a Hybrid Portfolio Management  -  nem az Agile eszközök helyettesítőjeként, hanem olyan kiegészítő rétegként, amely összekapcsolja a megvalósítást az üzleti irányítással.

A szervezeteknek szükségük van egy központi helyre, ahol minden projekt  -  a megvalósítás módjától függetlenül  -  egy közös irányítási keretrendszerben látható.

A FlexiProject összekapcsolja az agilis megvalósítást a portfólióirányítással

A FlexiProject ezt a működési modellt azzal támogatja, hogy integrálható a Jira rendszerrel. Az Agile projektek továbbra is a Jira-ban futtathatók operatív szinten, miközben előrehaladásuk portfóliószinten is láthatóvá válik.

A rendszer lehetővé teszi epikek, story-k és feladatok importálását a Jira-ból, megőrizve azok struktúráját, felelőseit és státuszát. Ez azt jelenti, hogy a fejlesztőcsapatok továbbra is a számukra megszokott környezetben dolgozhatnak, miközben a PMO és a vezetőség teljes rálátást kap a portfólióra.

Ez a Hybrid Portfolio Management egyik kulcseleme  -  nem lecserélni az eszközöket, hanem összekapcsolni őket.

Üzleti kontextus az agilis projektekhez a FlexiProject segítségével

A projektalapító dokumentum egyértelműséget és összehangoltságot teremt

Az agilis kezdeményezések egyik gyakori kihívása, hogy operatív szinten jól menedzseltek, üzleti szempontból azonban kevésbé strukturáltak.

A FlexiProject erre úgy ad választ, hogy lehetővé teszi például projektkártya létrehozását, amelyben egyértelműen meghatározhatók az üzleti célok, a terjedelem, a felelősségi körök és a fő feltételezések. Ez biztosítja, hogy még az agilis kezdeményezések is összhangban legyenek a szervezeti stratégiával és az irányítási elvárásokkal.

Az alapterv és a mérföldkövek kontrollt biztosítanak az agilitás korlátozása nélkül

Az Agile nem jelenti a kontroll hiányát. A FlexiProject lehetővé teszi egy alapterv meghatározását, amely lefedi az ütemezést, a költségvetést és a projektterjedelmet, majd a rendszer ezután követni tudja az eltéréseket.

A rendszer támogatja a mérföldkövek meghatározását is, amelyek kulcsfontosságú ellenőrzési pontokat adnak annak értékelésére, hogy a projekt az üzleti elvárásokkal összhangban halad-e. Ez különösen fontos akkor, amikor az Agile projektekről felsővezetői vagy portfóliószinten kell riportolni.

A kockázatkezelés erősíti a portfóliószintű döntéshozatalt

Hibrid környezetben a projektkockázatok gyakran túlmutatnak az egyes csapatokon, és hatással vannak a teljes portfólióra  -  például a függőségekre, az időtervre vagy az erőforrásokra.

A FlexiProject strukturált kockázatkezelést tesz lehetővé, beleértve a kockázatok azonosítását, felelőseinek kijelölését, hatásuk értékelését és a megelőző vagy enyhítő intézkedések megtervezését. Portfóliószinten ez közös kockázati képet hoz létre, amely jobb döntéseket és tudatosabb irányítást tesz lehetővé.

Miért lesz egyre fontosabb a Hybrid Portfolio Management

A PMI világosan mutatja, hogy a szervezetek a nagyobb rugalmasság korszakába lépnek. A hibrid megközelítések szerepe nő, de ezzel együtt az átláthatóság, a struktúra és a stratégiai illeszkedés iránti igény is erősödik.

Ezért válik a Hybrid Portfolio Management a projektmenedzsment-érettség egyik kulcsfontosságú irányává. Már nem arról van szó, hogy egyetlen módszertant válasszunk, hanem arról, hogy a különböző megközelítéseket kontrollált és átlátható módon tudjuk irányítani.

A FlexiProject ezt a változást úgy támogatja, hogy az Agile megvalósítás megmaradhat olyan eszközökben, mint a Jira, miközben a rendszer egységes PPM-réteget biztosít, ahol az üzleti célok, a projektalapító dokumentumok, az alaptervek, a mérföldkövek, a kockázatok és a teljes portfólió állapota egy helyen látható.

A szervezeteknek többé nem kell választaniuk a rugalmasság és a kontroll között. A Hybrid Portfolio Management megfelelő megközelítésével mindkettő elérhető.