Hogyan indulnak a projektek az Ön szervezetében? Az erős üzleti elemzési tudás jelentős időt és pénzt takaríthat meg szervezetének azáltal, hogy kiszűrheti az alacsony értékű projekteket, és az üzleti szükséglet és a reális, várható előnyök alapján rangsorolhatja az értékeseket. Ha azt gondolja, hogy "nos, ez attól függ", nincs egyedül. Kevés szervezet rendelkezik jól meghatározott, következetes módszerrel annak eldöntésére, hogy a munka mikor válik projektté.  Vágjunk bele.

Hatlépéses folyamat a projekt indításához

1. Munkára irányuló kérelem beérkezése
2. A kérés elemzése
3. Megoldási megközelítés és üzleti indoklás kidolgozása
4. Prioritás megállapítása más projektekkel szemben
5. Jóváhagyás és finanszírozás megszerzése
6. Projektmenedzser kijelölése és a tervezés megkezdése

Az érdekelt felek kéréseinek értékelése

A következetes folyamat biztosítja az érdekeltek számára, hogy minden kérést egyformán figyelembe vesznek. Mivel a szervezeteknél a címek és a munkaköri felelősségek eltérőek, bármelyik, erős üzleti elemzési készségekkel rendelkező szakember képes irányítani ezt a projektet megelőző munkát. Kövesse az alábbi hat lépést az érdekelt felek kéréseinek értékelésére szolgáló struktúra kialakításához.

 

1. lépés: A munkakérelem fogadása

Minden munka egy kéréssel kezdődik.  Ez ebből egy potenciális projekt.  A munka úgy kezdődik, hogy valaki a szervezeten belül vagy kívül kéri valaminek a megváltoztatását, hozzáadását vagy eltávolítását a szervezet folyamataiból vagy rendszereiből.  A kérés az a kiváltó ok, amely elindítja a munkát, és a kérvényezők az első ismert érdekelt felek.  A kéréseknek általában három típusa van.

1. Probléma: A kérvényező vagy a probléma tulajdonosa esetleg felhívta a help desket, vagy kitöltött egy problémára vonatkozó jegyet. A problémát az üzleti vezető is azonosíthatja az ügyfelek visszajelzései alapján.
2. Lehetőség: Hogyan lehet javítani az értéket vagy növelni a bevételt? Egy lehetőség segíthet egy szervezetnek, hogy gyorsabban haladjon céljai felé. Lehetőség lehet egy új termékötlet vagy egy folyamatfejlesztés.
3. Kényszer: A korlátokat a vezetés belső politikája vagy egy külső szervezet szabhatja meg a szervezet számára.

A szervezetnek felül kell vizsgálnia a kéréseket a fontosság, a sürgősség és a prioritás elemzése érdekében.

2. lépés: A kérés elemzése

Nem minden kérés hozza ugyanazt az üzleti értéket a szervezet számára.  Egyes kérések jobbak, mint mások, és előfordulhat, hogy egyes kérések egyáltalán nem jók. Minden egyes kérés értékét elemeznie kell, és ennek megfelelően kell rangsorolnia. A projektcéloknak segíteniük kell az üzleti érték megfogalmazásában. A projektcélok meghatározása azonban kihívást jelent, mivel az érdekeltek gyakran ellentétes értékekkel és elvárt előnyökkel rendelkeznek.  Az elvárt előnyökről, célokról és célkitűzésekről folytatott beszélgetések elősegítése segíthet az érdekelteknek a megegyezés elérésében. Az értéket meghatározhatja az érték vagy az ár, de befolyásolhatják az elszalasztott lehetőségek költségei is.  Ezért minden projektkérelmet értékelni kell az üzleti érték szempontjából. Válassza ki a nagy értékű projekteket úgy, hogy előzetesen időt fordít a várható üzleti előnyök és a költségek meghatározására. A projektkérelmek három vödör valamelyikébe sorolhatók, ami segít eldönteni, hogy a projektet érdemes-e folytatni.  Az olyan kérés, amely a szervezet üzleti tevékenységét befolyásoló súlyos problémát old meg, a KÖTELEZŐ.  Ha a kérés javítása többe kerül, mint amennyit a várt haszonból megtakarít, akkor a VISSZADOBOTT vödörbe kell kerülnie. Ha a probléma kevésbé azonnali, a kérés a LÁTOGATÓNAK Ígérkező vödörbe kerül, ahol további elemzésre és rangsorolásra kerül. A kérések vödrökbe sorolásának folyamata lehetővé teszi a megoldás megvitatásának megkezdését és az üzleti ügy felépítését.

3. lépés: Megoldási megközelítés és üzleti indoklás kidolgozása

Amikor a kezdeti elemzés megerősíti, hogy a kérés érdemes a folytatásra, a csapatnak meg kell vitatnia a megoldási alternatívákat, és fel kell mérnie az egyes megoldások becsült költségeit. A csapatok gyakran használnak brainstorming technikákat kreatív, innovatív megoldási ötletek generálására, majd elemzik az egyes lehetséges ötleteket. A választott módszertől függetlenül minden megvalósítható lehetőséget figyelembe kell venni, mielőtt egyet kiválasztanak. Miután a megoldás megközelítésében (vagy termékvíziójában) megállapodtak, itt az ideje, hogy megbecsüljék a megoldás megtervezésével és létrehozásával járó üzleti értéket és költségeket, valamint a várható karbantartási költségeket. Ezeket az előnyöket és költségeket ezután egy üzleti eset vagy költség/haszon elemzés keretében hasonlítják össze annak eldöntése érdekében, hogy a kérésnek tovább kell-e haladnia. Az üzleti indoklás tartalmazza a kérelem becsült nettó üzleti értékét objektív, mérhető kritériumokkal.  Ne feledje, hogy a pénzügyi megfontolások a projekt kiválasztásának csak az egyik összetevője.

4. lépés: rangsorolás más projektekkel szemben

Ha egy kérésnek van üzleti indoka, akkor rangsorolni lehet a meglévő kérésekkel szemben.  A kérelmek hátralévő állományát rendszeresen felül kell vizsgálni, és a legmagasabb prioritásúakat projektekké kell emelni. Azok a szervezetek, amelyek nem követik ezt a hatlépéses folyamatot, gyakran küzdenek a priorizálással. Előfordul, hogy a szervezetben legmagasabb pozícióban lévő kérvényező kapja meg a kérelmei rangsorolását. Előfordul, hogy a szervezetek először a legkisebb vagy legkönnyebben teljesíthető kérésekre reagálnak, és soha nem jutnak el a nagyobb, bonyolultabb kezdeményezésekhez. Más szervezetek minden kéréssel megpróbálnak foglalkozni, és a végén túlterhelt alkalmazottakkal és kevés befejezett projekttel találkoznak.  A rangsorolás nehéz, de könnyebb lehet, ha minden egyes kérésnek van egy üzleti indoklása és egy stratégiai terv az összehasonlításhoz.

5. lépés: Szerezzen jóváhagyást és finanszírozást

Csak azért, mert egy kérés valószínűleg üzleti értéket teremt, még nem jelenti azt, hogy a szervezetnek van ideje vagy erőforrása az azonnali befejezésre.  Miután egy kérést elemeztek és rangsoroltak, valakinek a szervezetben biztosítania kell a finanszírozást. A projekt szponzora, mint a legfontosabb érdekelt fél, az a személy vagy csoport (például az irányítóbizottság), aki biztosítja a projekt finanszírozását. A szponzor lehet az eredeti igénylő, az igénylő vezetője vagy egy vezető. Ha különleges készségekre van szükség, a szponzor a kevésbé értékes projektekből átcsoportosíthat alkalmazottakat, vagy külső erőforrásokat kereshet a hiányosságok pótlására.  Ha a projektet külső ügyfél kéri, megállapítják az árat, és ajánlatot nyújtanak be nekik. Ha az érték pénzügyi, számos képletet lehet használni a lehetőségek értékelésére és összehasonlítására.  A befektetés megtérülésének számításai megbecsülik, hogy a szervezet mennyit kap, ha finanszírozza a potenciális projektet.  Más pénzügyi mérőszámok, például a belső megtérülési ráta és a nettó jelenérték is használható. Az érték azonban nem mindig számítható ki pénzügyi szempontból. Bizonyos esetekben a legjobb választás egy hosszabb megtérülési idővel rendelkező projekt lehet, amely egyéb immateriális előnyökkel, például az ügyfelek elégedettségével jár.

6. lépés: Jelöljön ki egy projektmenedzsert, és kezdje el a tervezést.

Csak az előző öt lépés teljesítése után válik egy kérés valódi projektté.  Ekkor a szervezet kijelöl egy projektmenedzsert, aki megkezdi a projekt tervezését.  Amikor ez a hat lépés befejeződött, a projektmenedzser nagyszerű információkkal rendelkezik, amelyekkel tervezhet. Ha a projektmenedzser a projekttervezés során nehézségekkel küzd, az arra utalhat, hogy ez a projekt előtti elemzés nem történt meg.

További segítségre van szüksége?

Az üzleti elemzési munka nem csak a követelményekről szól. Mélyítse el üzleti elemzési készségeit és ismereteit, hogy segítse szervezetét az üzleti érték megértésében és a kérések fontosságának felmérésében, mielőtt egy projektet elkezdene. Még mindig vannak kérdései, és szüksége van egy kis extra útmutatásra? Vegye fontolóra az RMC népszerű üzleti elemzési eLearning tanfolyamainak egyikét, beleértve az Üzleti elemzés alapjai vagy az Üzleti elemzés: A kritikus szerep a projektekben.

 

Források: Az üzleti analízis és az üzleti elemzés (Business Analysis Business Analysis):

https://rmcls.com/ask-the-why-question-it-really-works-requirements/

https://www.teamgantt.com/blog/how-to-prioritize-projects

 

Forrás: https://rmcls.com/business-analysis-the-best-way-to-start-a-project/?utm_source=rmc&utm_medium=email&utm_campaign=newsletter&utm_content=20220316