Ismét abban a szakaszában vagyunk az évnek, amikor számbavesszük a PMO-világ lehetőségeit és esélyeit. Már jó pár éve írunk hasonló cikkeket ebben a témában, és nem szoktunk annyira nagyokat tévedni.

Példaként tekintsünk vissza az elmúlt évre:

A tavalyi év előrejelzéseinket természetesen akkor állítottuk össze, amikor még fogalmunk sem volt arról, hogy mi vár ránk 2020 márciusában (a teljes cikket angolul itt olvashatod):

A Botok (robotok) “személyében” új tagjai lesznek a PMO csapatnak – a hétköznapi, ismétlődő feladatokra fókuszálnak, nem akarják megváltoztatni a világunkat, csupán elgondolkodtatnak minket, hogy mely folyamatainkat és feladatainkatadhatnánk át nekik.

Itt van a PMO adat-stratégia. Miután megtettük az első lépéseket a projekt-adatanalitika útján, tudatosan törekszünk a megfelelő adatok felhasználására, amiből következik, hogy van stratégiánk és tervünk.

Egyre több, nem projekt területről érkező ember kerül PMO pozícióba – kifejezetten senior szintű portfóliókezelésre és vállalai szintű PMO területre. Itt az üzleti tapasztalat lesz a kulcs.

Növekszik a kisebb, butik típusú PMO tanácsadók száma a piacon - a magánszektor ban az IR35-változásokat követően a tanácsadói modell lesz az uralkodó.

Ahogy az agilis gondolkodásmód egyre jobban érvényesül, úgy a PMO-k is a hibrid módszereket, folyamatokat, megközelítéseket, eszközöket és munkafolyamatokat honosítják meg a vállalkozás által választott kereteken belül.

Az, hogy milyen PMO szolgáltatásokra koncentrálunk, vagyis, hogy milyen szolgáltatásokat választunk, frissítünk, emelünk ki, állítunk le vagy indítunk el, az üzleti érintettek szempontjai döntik el.

A PMO-val kapcsolatban berögzült nézetek és vélemények megkérdőjelezése - itt az ideje, hogy felhívjuk a kételkedők figyelmét, hogy igenis legyünk bizalommal, lelkesedéssel és szenvedéllyel a PMO iránt. 2020 van, megváltoztunk és nem megyünk sehova.

Egy nagy változás - válasszunk ki egy jókora, merész kihívást, amikor a PMO jövő évi és távolabbi céljainak meghatározásán dolgozunk. Ez segít abban, hogy mindenki motivált és koncentrált maradjon.

Az elmúlt három év során a PMO még mindig nem vállalt kellő szerepet a változások támogatásában. 2017-ben már eldöntöttük, hogy a PMO hatékonyabban fogja támogatni a változásmenedzsereket, mire várunk?

A magabiztossággal együtt nő a befektetési kedv is. Ez egyre magabiztosabbá tesz mindenkit a munkaerőpiacon és a tanulásban. Itt az ideje munkahelyet váltani?Soha nem gondoltuk volna, hogy mi szakad a nyakunkba 2021 márciusában. A botokkal folytatott kísérleteket egyelőre talán félretehetjük, az adatok témaköre talán nem a legfontosabb jelen pillanatban, mivel épp próbáljuk a munkaerőpiacon ránk záporozó ütéseket hárítani. Ennek ellenére, néhány előrejelzésünk tartotta magát. Az egyik ilyen volt, például, az agilis gondolkodásmódra vonatkozó, a másik a szolgáltatások újraértelmezése a munkavégzésben felmerült változások mentén. Néhány PMO sikeresen kérdőjelezte meg a többi résztvevő róluk alkotott képét, amikor remek támogatást nyújtottaka pandémia idején. Úgy gondolom, kimondhatjuk, hogy mindannyiunknak megvolt a magunk – ránk kényszerített – nagy kihívása, ahogy navigáltunk a munka és együttműködés új útjain.

Mit tartogat nekünk 2021? Következzen egy 10-es toplista, amit PMO eseményeken, PMO flashmobokon webinárokon, bloggerek kommentjeiben, virtuális meetup-okon és kisebb beszélgetések során elhangzottak alapján válogattunk össze:

1. A portfólió rangsorolása és optimalizálása sokat segített a szervezeteknek a prioritások gyors megfordításában és megváltoztatásában 2020-ban, itt az ideje ezt tovább finomítani.
2. Világunk virtuális és szétszórt lett. Ebben az évben konszolidálni fogjuk a tanulást és javítani fogjuk azt, hogy miként foglalkozunk és dolgozunk távolról az emberekkel.
3. Az új PMO kompetencia keretrendszer bevezetésével könnyebb lesz megérteni a készségbeli hiányosságokat, valamint meghatározni, hogy milyen oktatás, fejlesztés szükséges a hiányosságok pótlásához.
4. A PMO-n belül a jóléti szolgáltatások szerepének megerősödése, és nem csak a pandémia idejére. A PMO pozíciója remek lehetőséget kínál arra, hogy irányadó szolgáltatásokkal támogassa a változásban érintett kollégák egészségét és jólétét.
5. Agile, Lean, DevOps, termékmenedzsment, bimodális, hibrid szállítás - bárhogy is hívjuk, a PMO egyre több mindent támogat. Mindehhez folyamatos oktatásra, tapasztalatgyűjtésre, a tanulságok folyamatos levonására lesz szükség.
6. Egyre érettebbé válik a projektjelentések adatmegjelenítési aspektusa. Szeretnénk minél több esetben mesterséges intelligencia által vezérelt technológiát alkalmazni a projektmenedzsmentben, de első lépésként az adatok információvá, előrejelzésekké és cselekvéssé alakításának módját fogjuk javítani.
7. Ideje összegezni és visszatérni az alapokhoz – az új munkamódszerek optimalizálására és a hibrid, irodai/távoli munkakörnyezethez való alkalmazkodásra van szükségünk.
8. Fejlesszük a megbeszélések művészetét, alkalmazzunk profi technikákat és tudatos megközelítést, hogy a legtöbbet hozhassuk ki az értékes személyes találkozókból.
9. PMO-mérőszámok és intézkedések alkalmazása (OKR (Objective Key Result) használata), amelyek segítenek a fontos dolgokra összpontosítani.

A PMO-nak szerepet kell vállalnia és fejlődnie kell a nyilvános beszédben, a felső vezetőkkel folytatott kommunikációban, a megbeszélések facilitálásában és a láthatóság felvállalásában.

Nézzük meg részletesebben a fentieket:

1. A portfólió rangsorolása és optimalizálása sokat segített a szervezeteknek a prioritások gyors megfordításában és megváltoztatásában 2020-ban, itt az ideje ezt tovább finomítani.

Ha volt valami, amiben a PMO kitűnt a járvány idején, az az üzlet támogatása volt a megfelelő információval és a megfelelő időben, amivel lehetővé tette az optimális döntéshozatalt, amikor a legnagyobb szükség volt rá.
A „váltás” (pivot) szó lett a napi jelszó, miután a szervezetek a szokásos üzletmenetből túlélési módra váltottak. Jó portfóliómenedzsment nélkül a szervezetek nehezen tudták eldönteni, hogy melyik projektet vegyék elő, és melyiket jegeljék, mire fordítsák az erőforrásaikat. A legfőbb ideje volt, hogy a PMO előlépjen, feltűrje az ingujját és rámutasson, miért van szükség portfólió menedzsmentre a szervezetben.
Ahogy előretekintünk, a legjobb helyzetben vagyunk, hogy felépítsük a sajátunkat, és a hibáinkból tanulva kialakítsunk egy jobban optimalizált folyamatot.

PMO Flashmob: Tavaly májusban tartott #PMOwhf beszélgetésünk során Adam Skinnerrel egy remek témát boncolgattunk: Krízisből a felépülés felé: Mit tehet most a PMO?

 

2. Világunk virtuális és szétszórt lett. Ebben az évben konszolidálni fogjuk a tanulást és javítani fogjuk azt, hogy miként foglalkozunk és dolgozunk távolról az emberekkel.

Gondoljunk vissza márciusra, amikor hirtelen a Teams, a Zoom, a Webex váltak a megmentőnkké és egyúttal a főnökünkké, a segítségükkel voltunk képesek fenntartani az ügymenetet és távolról dolgozni. Ez egyszerre volt áldás és ugyanakkor átok, mindannyiunknál kialakult a kamera és mikorfon ki- és bekapcsoló reflex, és hozzáedződtünk a kínos hallgatásokhoz.
A PMO feladata vol összefogni a csapatot, szinten tartani a motivációt és a teljesítményt, mozgásban tartani a projekt fogaskerekeit . Néhányan közülünk gurukká váltunk, tűzön-vízen át támogatva a szállító csapatokat. Néhányan virtuális kávézókat hoztunk létre szociális eszmecserékre. Minden eszközt kipróbáltunk, hogy a munkákat el tudjuk végezni, megtanultunk távolról, online szavazni, táblánál dolgozni, közös felületen jelentéseket írni, Kanban-táblákat vezetni, értékelni és retrót tartani.
Folytatjuk a tanulást, hogy hogyan lehetünk ebben még jobbak. A virtuális és széttagolt környezetben kommunikálni és elvégezni a feladatokat egy teljesen új képesség, amit most kell kifejlesztenünk. Annak kielemzése, hogy a PMO hogyan tud ebben fejlődni az elkövetkező években, egy külön retrospektívet kíván majd.

PMO Flashmob: Az első lezárás alatt a #PMOwfh-val kipróbáltuk az összes szóba jöhető eszközt, hogy kiderítsük, melyik az, amelyik a munkában is működni tudna. Ezt ezután is folytatni fogjuk és bátorítunk titeket, hogy játszatok, kísérletezzetek velünk!

 

3. Az új PMO kompetencia keretrendszer bevezetésével könnyebb lesz megérteni a készségbeli hiányosságokat, valamint meghatározni, hogy milyen oktatás, fejlesztés szükséges a hiányosságok pótlásához.

A PMO közösség három évnyi kemény munkával, 2021 februárjában elindította a PMO Kompetencia Keretrendszert. Nem kételkedünk abban, hogy a kompetencia-keretrendszer valós segítséget nyújt majd a szakemberek számára munkájuk és karrierjük során.
A PMO kompetencia-keretrendszer egy karrier-eszköz, ami nem csak arra jó, hogy felmérjük magunkat a jelenlegi PMO szerepkörünkben, de arra is jó eszköz, hogy megértsük, milyen lehetőségek állhatnak előttünk a PMO-karrierben, mely területekre kell koncentrálnunk, hogy növeljük a kompetenciánkat.
Egy ilyen eszköz megteremti a lehetőségét annak, hogy egységes keretben kezeljük a szakmai elvárásokat, mely mindenkire vonatkozik, a szakmát most kezdőktől egészen a tapasztalt elemzőkig, vezetőkig és igazgatókig. Soha nem hagyjuk abba a tanulást, bármelyik PMO-szakember számára evidens, hogy ha már nincs mit tanulnunk, az azt jelenti, hogy a szervezet fejlődése és változása is leállt. Most már itt az eszköz, amivel támogatni tudjuk ezt a tanulást.

PMO Flashmob: várhatóan 2021 februárjában lesz az indító esemény.

 

4. A PMO-n belül a jóléti szolgáltatások szerepének megerősödése, és nem csak a pandémia idejére. A PMO pozíciója remek lehetőséget kínál arra, hogy irányadó szolgáltatásokkal támogassa a változásban érintett kollégák egészségét és jólétét.

Noha a „PMO nem vesz részt (és nem is vehet) komoly egészségügyi és jóléti kérdésekben, ugyanakkor egyre tudatosabban és - köszönhetően a széleskörű szervezeti befolyásuknak - jobban képes felismerni ezeket a problémákat, támogatni a megoldásukat és rámutatnI a szervezeti problémákra”. Ezt egy #PMOwfh beszélgetés során hallhattunk egy szervezet PMO-járól, e területen nyújtottt szolgáltatásaikról és támogatásukról, és gyorsan nyilvánvalóvá vált,hogy a PMO kiemelt helyzetben van, ha a projektet végrehajtó embereket érintő változások észleléséről van szó.Tudunk segíteni, de többet kell megértenünk arról, hogy hogyan tehetjük ezt meg. Nem vagyunk profi coach-ok vagy tanácsadók, de kétségkívül törődünk a projektekkel és az azokat végrehajtó emberekkel.

PMO Flashmob: hallgasson bele pár beszélgetésbe, amelyekjbennek a PMO jóléti szerepe állt a központban: Emerging from Lockdown – Health and Wellbeing from the PMO és The Wellbeing Journey

 

5. Agile, Lean, DevOps, termékmenedzsment, bimodális, hibrid szállítás - bárhogy is hívjuk, a PMO egyre több mindent támogat. Mindehhez folyamatos oktatásra, tapasztalatgyűjtésre, a tanulságok folyamatos levonására lesz szükség.

Évek óta foglalkozunk az Agile megközelítéssel, hol az Agile-at-Scale-lel, hol pedig a DevOps-al, a CD-vel (continious development, folyamatos fejlesztés), valamint a termékmenedzsmenttel. Minden bizonnyal több szállítási megközelítés létezik, mint amiről valaha is hallottunk, és kétségtelen, hogy még a jövőben még több lesz. A további képzés, a tanulni vágyás, a tapasztalataink megosztása kulcsfontosságú, és eddigi tapasztalatainkból le kell vonni a tanulságokat.

Továbbra is tisztában kell lennünk azzal, hogy hogyan tudjuk támogatni a szervezetet, bármennyi különböző szállítási megközelítést is alkalmazzanak. Függetlenül a megközelítéstől, a PMO feladata, hogy felismerje, hogyan kövesse nyomon a különböző projektek előrehaladását, hogyan készítsen ezekről jelentést. A kirakósnak különböző részeit kell kirakni, vagy más és más kirakós játékot kell beszerezni. A tanulás folyamatos kaland.

PMOFlashmob: a legutóbbi beszélgetéseinket itt hallgathatjátok meg a SAFe-ről és a DevOps-ról.

6. Egyre érettebbé válik a projektjelentések adatmegjelenítési aspektusa. Szeretnénk minél több esetben mesterséges intelligencia által vezérelt technológiát alkalmazni a projektmenedzsmentben, de első lépésként az adatok  információvá,  előrejelzésekké és cselekvéssé alakításának módját fogjuk javítani.

A PMO által kezelt adatok minőségének javítása hosszú és nehéz út, szervezeti és anyagi támogatást igényel, hogy valóban működjön. Míg a teljes adatelemzési területet az egyre kidologozottabb projektadat-kezelési tervek és az adatelemző szakemberekbe történő befektetés jellemzi, a PMO azzal dolgozik, amije van, és a futó projektből kieső adatokat alakítja át szemet gyönyörködtető ábrákká és narratívákká.

Ahogyan egyre több szervezet veszi használatba az Office 365-öt, a PowerBI lesz az első eszköz, amellyel kipróbálhatják a területben és saját kreativitásukban rejlő lehetőségeket. A PMO-k egyre magabiztosan próbálják az üzleti storytellinget figyelemfelkeltő ábrákkal, beszédes narratívákkal párosítva alkalmazni a döntéshozatal támogatására.

Ha kétségeid lennének az adatvizualizálás népszerűségét illetően, csak csatlakozzatok a PMO Flashmob Linkedin csoportjához, és saját szemeddel győződhetsz meg róla, hány PMO szakember osztja meg eredményeit a témában. 

PMO Flashmob: 2020-t ezzel az Inside PMO jelentéssel indítottuk: Mesterséges intelligencia: fenyegetés vagy lehetőség a PMO számára (Inside PMO Report – Artificial Intelligence: Threat or Opportunity for the PMO.).

 

7. Ideje összegezni és visszatérni az alapokhoz – az új munkamódszerek optimalizálására és a hibrid, irodai/távoli munkakörnyezethez való alkalmazkodásra van szükségünk.

Nemrég arról kérdeztük a PMO Flashmob táborát, hogy milyen dolgokat szeretnének látni a PMO Flashmob-on, és úgy tűnik, hogy a "vissza az alapokhoz" téma nagyon népszerűnek bizonyult. Mit is mondhatnánk, miért ne?

Még akkor is, ha azt gondoljuk, hogy mindannyian ismerjük az alapokat - hogyan kell tervezni; a hogyan bonyolítsunk le egy kockázatfelmérést; hogyan mentsük el a fájlokat. Ezek az alap dolgok sok szempontból már átalakultak valami egészen mássá, azzal, hogy otthon kezdtünk el dolgozni és alapjában véve PMO-ként virtuálisabbak lettünk. A jövőt elnézve, talán soha többé nem leszünk bent mindannyian egyszerre az irodában, sem mindannyian home-office-ból. A kettő kombinációja várható. Hogyan fogja ez befolyásolni az alapszolgáltatásokat?

Ideje leporolni a szolgáltatások jegyzékét, és új szemmel nézni rá, vagy ha mást nem is: vegyük fel a hibrid kalapunkat a munkába(jól hangzik, ugye?).

PMO Flashmob: kövess bennünket különböző eseményeinken egész évben, ahol teljesen mindegy, mi a téma, biztos lehetsz abban, hogy megvitatjuk azt is, hogyan alkalmazkodjunk vele a változó körülményekhez.

8. Fejlesszük a megbeszélések művészetét, alkalmazzunk profi technikákat és tudatos megközelítést, hogy a legtöbbet hozhassuk ki az értékes személyes találkozókból.

„A meeting kultúra újragondolása is szerepelhet a kártyákon. Ahogy az emberek átálltak a hibrid munkavégzésre, amikor a hétnek csak kis százalékában vannak az irodában, a személyes találkozók minden eddiginél értékesebb árucikké váltak. Fokozott nyomás nehezedik a megbeszélések szervezőire: alapos előkészítő munkára és facilitátori képességekre van szükség, hogy minden „értékes grammot” kinyernjünk ezekből az értekezletekből".

Ha a legjobb facilitátoroktól kérünk tippeket, mindenki a tanulás és a gyakrolásll fontosságát fogja hangsúlyozni, illetve a megfelelő eszközök és technikák biztosítását. A titok a tervezésben rejlik, és sokféle megközelítést alkalmazva építhetjük fel a találkozókat. Ha összevetjük a virtuális és a hibrid helyzetet, akkor láthatjuk, hogy másképp tudjuk bevonni a többieket, más módszerekkel tudjuk rávenni őket az együttműködésre; másképp vonjuk le a következtetéseket és cselekszünk. 

PMO Flashmob: korábban már rendeztünk facilitátori képzéseket a PMO Flashmobbal, ideje, hogy felújítsuk ezeket az új idők szellemében. Ha ebben a témában tájékozódnál, javasoljuk a The PMO as a Facilitator (A PMO mint facilitátor) című cikket.

 

9. PMO-mérőszámok és intézkedések alkalmazása (OKR (Objective Key Result) használata), amelyek segítenek a fontos dolgokra összpontosítani.

Ha a PMO méréseket, mérőszámokat emlegetik, a legtöbb PMO szakember hegyezni kezdi a fülét. Mind szeretnénk tudni, hogyan tegyük mérhetővé a célokat és elvárásokat – pár évvel ezelőtt egy egész jelentést szenteltünk ennek a témakörnek. Ez volt a PMO KPIs, Metrics and Measures (PMO mérőszámok, mutatók és KPI)

Az egyik megközelítés, amelyik jól teljesít a PMO csapatoknál, az OKR (Objective and Key Results, célok és kulcseredmények). Nézd meg valamelyik beszélgetésünket a témáról. Ez az egyszerű és hatékony eszköz segít mérni a teljesítményt egész éveben, és úgy alkalmazható a PMO-n belül, hogy magának a PMO-nak a fejlődését is támogatja.

„Arra használtuk az OKR-t, hogy célokat tűzzünk ki a PMO számára – más szóval, a PMO saját magára alkalmazta, aezzel bevonta a célok meghatározásába a PMO menedzserét és a csapat tagjait.”Remek ötletnek tartjuk, hogy a csapat saját maga számára határozza meg az OKR-eket – és azt is látjuk, hogy mások is eredményesen használják.

PMO Flashmob: Kövesd a 2021-es eseményeinket,  melyek során megosztjuk veletek a különböző, a PMO-k esetében bizonyítottan működő OKR-eket.

10. A PMO-nak szerepet kell vállalnia és fejlődnie kell a nyilvános beszédben, a felső vezetőkkel folytatott kommunikációban, a megbeszélések facilitálásában és a láthatóság felvállalásában.

A PMO-t a magabiztosság hiánya fogja vissza, amikor nyilvános beszédre kerül a sor, vagy amikor ki kellene állni a vegyes hozzáállású hallgatóság, esetleg a menedzsment elé – derül ki az évek során folytatott beszélgetéseinkből. Ez egy olyan téma, amelyre újra és újra visszatérünk. Amikor arról beszélünk, hogy az érdekeltek mit várnak el a PMO-tól, az éppen az a képesség, hogy magabiztosan vezessük ezeket a megbeszéléseketT Azt várják, hogy nyitottak legyünk a kihívásokra, vitákra, adjunk őszinte visszajelzést és javaslatokat; építsünk bizalmat és győzzünk meg másokat.

Mindez megköveteli tőlünk, hogy jól láthatóak és hallhatóak legyünk. A magabiztosság felépítése időt vesz igénybe, de a magabiztosság abból is származhat, hogy tudjuk, miről beszélünk – néha kell hozzá némi hit is, és menni fog.

Ideje felülkerekedni a kellemetlenségeken, és megnézni, mit tartogat a karriered a következő évben.

Ez volt a 2021-re vonatkozó előrejelzésünk.Mit gondolsz? Kihagytunk valamit? Mit tennél hozzá?

 

Forrás: Lindsay Scott, Top Ten Trends in PMO for 2021, pmoflashmob, 2020 December
https://pmoflashmob.org/top-ten-trends-in-pmo-for-2021/

 

Magyar Fordítás: Csontos Alexander

Lektorálta: Hollósi Katalin