Az elosztott csapatok és a távoli munkavégzés további terjedése

A COVID-19 okozta helyzet számos  dolgot megváltoztatott körülöttünk. Egyelőre nem győztük le a vírust, és a cégeknek alkalmazkodniuk kell a megváltozott körülményekhez. Számos cégnek kellett átállnia otthoni munkavégzésre, és ez az állapot várhatóan 2021-ben is fenn fog maradni.

Ez alól a projektmenedzserek sem kivételek. A távoli munkavégzési lehetőségek már eddig is számos projektet mentettek meg a biztos bukástól. A projektmenedzsereknek azonban a virtuális világban újabb kihívásokkal kell szembenézniük.

Otthon dolgozni más, mint az irodában. Projektmenedzserként meg kell találnunk a módját, hogy hogyan alakítsuk személyes környezetünket kényelmes munkakörnyezetté. Át kell gondolnunk, hogy mi módon illesszük be részeit egy hatékony munkavégzést lehetővé tevő rendszerbe. Megeshet, hogy az étkezőasztalon kell berendeznünk az irodánkat.

Szerencsére már számos távoli munkavégzést támogató projektmenedzsment-eszköz  elérhető, melyekkel hatékonyabbá tehető a munka, és egyszerűsíthető az egymástól távol lévő csapattagok közti együttműködés.

A projektmenedzser növekvő befolyása

Sok cégnél tapasztalható elmozdulás a kevésbé hierarchikus szervezeti felépítés irányába. Ez az oka annak, hogy a projektmenedzserek gyakran átveszik a középvezetői feladatok és felelősségek egy részét. Egyéb projektfeladataik mellett egyre fontosabbá válik a stratégiai gondolkodás.

A projektmenedzserek továbbra is az értékteremtési folyamatot irányító vezetők lesznek, akik a pénzügyi eredmények mellett a projekt meghatározott személetmódjáért is felelősek.

Egyre összetettebb projektek

 

Miközben a projektek a megvalósítók szemszögéből egyre összetettebbé válnak, a külvilág felé egyre egyszerűbb képet kell mutatniuk. Azok a szakemberek tudják a projektet hatékonyan népszerűsíteni és jól “eladni”, akik képesek a bonyolult dolgokat ügyfeleiknek egyszerűen bemutatni.

Az agilis szemlélet növekvő népszerűsége

 

A projektmenedzsment-szakma és a projektmenedzsment technikák nagyon sokat változtak az elmúlt évek alatt. Nemrégiben még a vízesés-módszertan volt az általánosan elterjedt projektvezetési gyakorlat a legtöbb ágazatban. E módszertan értelmében egy projekt előírt lépések sorozatának végrehajtásával jut el a megvalósulásig.

Napjainkban azonban vitathatatlanul teret nyer az agilis keretrendszer, és egyre több ágazatban válik széles körben elfogadottá.

Az agilis megközelítés népszerűsége egyre növekszik, mert iteratív jellege révén, a követelmények gyors befogadásával és feldolgozásával képes rugalmasan alkalmazkodni a változó üzleti környezethez.

Az agilis keretrendszer alapeleme a rugalmasság fenntartása, és általában több rövid fejlesztési iteráció jellemzi. A keretrendszer segít a tervek időszakos felülvizsgálatában és szükség szerint kiigazításukban. Az agilis keretrendszer tehát megenged bizonyos rugalmasságot, szemben a vízesés-modell lépéseinek szigorú sorrendjével. Ez fontos és nagy szükség van rá manapság.

Kanban-táblák

Napjainkban a Kanban az egyik legnépszerűbb agilis projektmenedzsment-módszer. A kényelmes online és offline Kanban-táblák ténylegesen tudják növelni a munkafolyamatok hatékonyságát és a csapatok termelékenységét.

Egy Kanban-tábla jellemzően két fő részből áll: a munkafolyamatból és a Kanban-kártyákból. A munkafolyamat az, ami egy feladatot meghatározott lépéseken át mozgat egészen annak befejezéséig. Ezt a Kanban-kártyán oszlopok, és vízszintes, keresztfunkcionális sávok jelenítik meg. A kártya a feladatot jelképezi, amin a csapat dolgozni fog. Minden kártya bejárja a függőleges és vízszintes állapotokat is, ezáltal a csapat pontosan követni tudja munkája státuszát.

A praktikus Kanban-táblák jó kiegészítői lehetnek a rendszerezett projektmenedzsmentnek. Jól használhatóak gyakran változó projekteknél arra, hogy korlátozzuk folyamatban lévő feladatok számát és hogy lehetőleg egyszerre csak egy feladaton dolgozzunk.  

A Kanban-módszertan a kényelmesen használható táblákkal a következők miatt lesz hasznunkra 2021-ben:

• Fejlett folyamatvizualizáció, ami egyértelmű és barátságos összegzést ad az aktuálisan folyamatban lévő munkákról.
• Rugalmas szállítások - Kanbant használva a munkadarabok (user story-k) bármikor kiadhatók, amint elkészültek (ellentétben a Scrum módszertannal)
• Változó prioritások - sürgős kérés esetén az ehhez tartozó user story a prioritási sor elejére rakható.
• Nincs szükség iterációkra, sprintekre – ehelyett hasznos megbeszéléseket tarhatunk minden user story fejlesztésének megkezdése előtt.
• Nincs szükség becslésekre - A Kanban-csapatok leginkább a hátralévő munka (backlog) priorizálására összpontosítanak, mindig a legkritikusabb user story kerül sorra.

A projektmenedzsment-szoftverek integrációs képessége

A projektmenedzsment-szoftverek integráltsági foka egyre nő. Ez a már ma is megfigyelhető tendencia a jövőben folytatódni fog. Jól látható, ahogy a projektmenedzsment-eszközök egyszerűsödnek, és egyre szorosabban integrálódnak más szolgáltatásokkal.

Ahogy a projektmenedzsment-szoftverek átalakulnak speciális ismereteket igénylő nagyvállalati alkalmazásból más mobil alkalmazásokkal együttműködő mobil alkalmazássá, úgy terjed egyre szélesebb körben a használatuk.

Az érzelmi intelligencia ereje

Az érzelmi intelligencia az öntudatosságról, empátiáról, motivációról, önszabályozásról, és különféle szociális képességekről szól. Manapság sok HR-vezető egyetért abban, hogy a magas érzelmi intelligencia egy fontos szakemberkiválasztási szempont.

A magas érzelmi intelligenciájú projektmenedzserek erősítik a csapatösszetartást és növelik a sikeres projektmegvalósítás esélyét. Megjósolható, hogy 2021-ben a toborzók olyan jelölteket fognak keresni, akik a projektmenedzsment-szakértelem mellett magas érzelmi intelligenciával is rendelkeznek.

Szociális készségek

Ugyancsak nagyon fontosak napjaink projektmenedzserei számára a szociális készségek (soft skills), amelyek segítik őket karrierjük során az előre jutásban. Ezek közül a vezetői képességek, a kommunikáció és az együttműködési képességek az elsődlegesek  , és azok határozzák meg, hogy a projektmenedzser beleillik-e a vállalati kultúrába.

Befektetés az alkalmazottak fejlesztésébe

Ha egy cég sikeres akar lenni, nem elég csak az ügyfelek igényeire figyelnie. Hangsúlyt kell helyeznie alkalmazottai szakmai fejlődésének támogatására is.

Mind az óriáscégek, mind a kisvállalatok számára kiemelten fontos, hogy alkalmazottjaik szakmai fejlődését kiválóan képzett trénerek és szakemberek által tartott képzésekkel és szakmai konferenciákkal támogassa. A hosszú távú együttműködés egyetlen csapattal sokkal hatékonyabb, mint külső szakértőktől beszerezni a szükséges szolgáltatásokat.

A cégeknek biztosítaniuk kell alkalmazottjaik számára az új ismereteket, melyek cégen belüli oktatása az ő feladatuk lesz. Ez sokkal gazdaságosabb, mint a szükséges szaktudást külső szolgálatásként megvásárolni.

Design thinking    projektmenedzsereknek

A “design thinking” már jelenleg is népszerű, és segít abban, hogy integrált megközelítést igénylő megoldások készítésénél.

Ezeket a megközelítéseket hozhatjuk mérnöki gyakorlatból és kombinálhatjuk olyan területekkel, mint az üzleti élet, művészetek, társadalomtudományok. A design thinking nagyon fontos a projektmenedzserek és a projektek menedzselésében érintett minden szereplő számára, mert eszközöket nyújt több fontos feladathoz:

• a projekt lényegének kidolgozásához
• a követelmények meghatározásához
• a munka során felmerülő, nem megszokott feladatok megoldásához

A mai piaci környezetben egyre több és több cég ösztönzi projektmenedzsereit a design thinking, vagy a web design elsajátítására. Véleményünk szerint ez a tendencia az előttünk álló évben erősödni fog.

Összefoglalva

A projektmenedzsment területe folyamatosan fejlődik. Ez mind a szakemberek, mind a vállalatok számára állandó kihívást jelent.

Tartsák szem előtt a felsorolt trendeket és előrejelzéseket – talán segítenek majd az előttünk álló év várható változásai közepette is.

 

Forrás: Pavel Kukhnavets, Project Management Trends in 2021, Hygger Blog, 2020 November
https://hygger.io/blog/what-are-project-management-trends/

 

Magyar fordítás: Huszár Levente, Lóki Csaba