A projektmenedzsment sokkal több, mint a projektek kezelése. Susanne Madsen megmutatja azokat a módszereket, melyekkel egy coach segíthet a vezetőknek

• megérteni saját és mások viselkedését és azonosítani a kihívásokat,
• kezelni a nagy terhelést,
• fejleszteni az érzelmi intelligenciát,
• és végül, hogyan lehet együttműködésen alapuló tervezéssel megnyerni a csapatot.

Mi a coaching?

A coaching lényegében az emberek előrehaladásának és a problémák leküzdésének elősegítése anélkül, hogy megmondanánk, mit kell tenni. A coaching alapvető meggyőződése, hogy az emberek találékonyak és képesek saját maguk megtalálni a megoldást. Más szavakkal, a coachok óvakodnak attól, hogy tanácsot adjanak, ehelyett abban segítik az embereket, hogy megtalálják a saját válaszaikat. Ezt strukturált beszélgetésekkel, éleslátó kérdésekkel és helyzetek ítélkezés nélküli feltárásával érik el.

A coachingban azt mondjuk, hogy az ügyfél (vagyis a coachee) hozza a napirendet. Ez azt jelenti, hogy az egyetlen napirendi pont az coachee előrehaladásának biztosítása. Ez eltér a menedzsmenttől, mert egy vezetőnek gyakran pontos napirendje van és megpróbálja valamilyen irányba terelni az alkalmazottakat.

A mentorálás más, mint a coacholás

Sokan használják a mentorálást és a coacholást szinonimaként, de annak ellenére, hogy vannak átfedések, vannak jelentős különbségek is. A mentor tipikusan olyan valaki a szervezeten belül, aki nagy tapasztalattal rendelkezik egy adott témában, jól ismeri azt és sikereket ért el benne. Nem feltétlen kapott képzést, hogy hogyan kell kérdezni és megérteni, hogyan korlátozhatnak a meggyőződések, és nagy eséllyel saját tapasztalataikon alapuló tanácsokat fognak adni.

A mentor nagy segítség lehet azok számára, akik építeni szeretnék a szervezeten belüli kapcsolataikat, többet akarnak megtudni az üzletről, vagy megtanulni egy speciális képességet, amiben a mentor már szakértő. A coachok nem egy bizonyos üzleti terület szakértői, és nagyobb értéket képviselnek olyan emberek számára, akik vezetői vagy interperszonális készségeiket szeretnék fejleszteni. Például fejlődni akarnak konfliktuskezelésben, a csapat motiválásában vagy asszertivitásban.

Miért fontos a coaching a projektvezetők számára?

A projektvezetők képzésének nagy része olyan készségek fejlesztésére összpontosít, mint a projekttervezés vagy kockázatkezelés. Bár ez a képzés szükséges, nem teszi a projektvezetőket jobb vezetővé vagy képessé az összes feladatuk ellátására. Általában, nem a technikai kérdések azok, amikkel a legjobban küzdenek, hanem a “szoftosabb” része a munkának, hogy hogyan folytassanak kihívást jelentő beszélgetéseket és küzdjék le a szerepkörükből származó stresszt.

Miután több száz projektvezetőt képeztem és coacholtam, világosan látom a területeket, amelyek a legnagyobb kihívást jelentik számukra. Ezek a területek jó példái annak, hogy milyen témákban van leginkább szükségük a projektvezetőknek a coachingra. Nézünk most meg ezek közül hármat részletesen.

Nagy munkaterhelés kezelése

Az egyik legfájóbb pont, amit projektvezetőknél megfigyeltem, a nyomasztó túlterheltség a munkában. A túlterheltség adódhat abból, hogy túl sok projekttel foglalkozik egyszerre, vagy nem kap elég támogatást egy nagy projekt vezetésekor. Az egyik probléma, hogy a legtöbb projektvezető nem akar gyengének látszani azzal, hogy nemet mond a több munkára vagy hogy segítséget kér. Ezért inkább megpróbálnak gyorsabban dolgozni, hogy jobban teljesítsenek. Egy másik probléma a konfliktuskerülés és az, hogy nem állnak ki egy követelőzőbb ügyféllel szemben. Az eredmény érzelmi és fizikai túlterheltség, ami senki javát nem szolgálja. Ha többet vállalunk, mint amivel képesek vagyunk megbirkózni, nem csak magunkat hagyjuk cserben, hanem az ügyfeleinket is, mivel nem vagyunk képesek a projektnek és a csapatnak megadni azt a figyelmet, amire szükségük van.

Egy coachcsal folytatott beszélgetés segíthet a projektvezetőnek tisztán felmérni a helyzetet és megérteni, mi a helyes út. Ha nagyszerű projekteket akarunk vezetni, amelyek sikeresek és értéket teremtenek, magunkba kell néznünk és értékelnünk kell saját gondolatainkat és érzéseinket. Ahelyett, hogy gyengeségnek gondolnánk, rá kell jönnünk, hogy a képesség a segítség kérésére és a tiszta határok felállítására valójában erősség. Képessé tesz minket arra, hogy kiálljunk magunkért és megóvjuk a projektjein minőségét.

A túlterhelés elkerülésének másik nagyszerű módja: megtanulni delegálni. Ez szinte azonnal felszabadítja a projektvezetőt, hogy a projekt fontosabb aspektusaira összpontosíthasson. Az egytelen mód az általunk vezetett projektek számának növelésére a delegálás, és a szépsége a dolognak, hogy ezzel a lépéssel a csapattagok fejlődését is elősegíthetjük. Ha például létrehozunk egy projekt-adminisztrátori munkakört, az segíthet az olyan mindennapos munkákban, mint a munkaidő-jóváhagyás, költségek követése, heti jelentések írása és különböző folyamatok felügyelete. Ez alapvetően fontos munka, de nem kell, hogy mindenképpen a projektvezető végezze.

A coaching révén a projektvezető megértheti, hogy kinek és mit delegáljon. A 80/20 szabály értelmében, az eredmények 80%-a az erőfeszítések és tevékenységek 20%-ából származik. Ezekre a nagy értékű tevékenységekre kell koncentrálni, miközben a maradék 80%-ból delegálhatunk. A coaching segíthet annak megértésében is, hogyan lehet a feladatokat a legelegánsabban delegálni. Az elegáns delegálás az, amikor egy feladat delegálása lehetővé teszi, hogy egy magasabb értékteremtő tevékenységre fókuszáljunk és ezzel egyidejűleg annak a személynek is kihívást nyújt, akinek delegáltunk. Erre lehet példa a projekt költségvetésének követése. A projektvezető számára ez csak egy feladat a sok közül, de egy junior csapattag számára, akire még sosem bíztak ilyen feladatot, egyszerre lehet hasznos és motiváló.

Az érzelmi intelligencia fejlesztése

Az érzelmi intelligencia a másik olyan terület, ahol a projektvezetőknek szükségük lehet a coacholásra. Az EQ vagy érzelmi intelligencia azt a képességet jelenti, hogy felismerjük és kezeljük magunk és mások érzelmeit, ami a projektvezetők számára elengedhetetlen, mert az emberek azok, akik megvalósítják a projektet. Létfontosságú, hogy egy projektvezető tudja, hogyan motiválhat egy csapattagot, kezeljen konfliktusokat és alakítson ki bizalmat az ügyféllel.

A coacholás remek eszköz a projektvezetőknek az érzelmi intelligencia növelésére, mert segít ráirányítani a figyelmet, hogyan éreznek, hogyan viselkednek és ez milyen hatással van másokra. Az érzelmi intelligencia egy fontos része az empatikus képesség és hogy mások helyébe tudjuk képzelni magunkat. Hogy ezt a képességet erősítsük, a projektvezetőknek szokásukká kell tenni, hogy a másik fél nézőpontjából is megvizsgálják a helyzetet és feltegyék a kérdést, “hogyan érezheti most magát a másik?”.

Az érzelmi intelligencia tovább fejlesztéséhez, a projektvezetőknek gyakorolni kell az összhang (raport) kialakításának művészetét munkatársaikkal. A legnagyobb raport akkor alakulhat ki, ha érdeklődésük, hitük és értékeik is egyeznek, ezért a vezetőknek törekedni kell arra, hogy megtalálják mi a közös bennük a másik személlyel és arra építeni a kapcsolatot. Erre a személyes beszélgetések a legalkalmasabbak, mivel ezek sokkal közvetlenebbek, mint a csapatmegbeszélések. A coachok nem csak abban segítenek, hogy a vezetők időt találjanak kapcsolatépítésre, hanem abban is, hogy jobb kapcsolatokat alakíthassanak ki. Ennek egyik leghatékonyabb módja, ha a vezető megtanul teljes odafigyeléssel hallgatni.

A raport kialakítása és mások megértése könnyebb lesz, ha a projektvezetők megtanulnak ráhangolódni az emberekre és arra fókuszálni, amit azok valóban mondanak. A hallgatással szemben, ami reflexszerűen történik, az aktív hallgatás erőfeszítést igényel és megköveteli, hogy az emberek félretegyék saját belső gondolataikat és a beszélőre koncentráljanak. Ahhoz, hogy a hallgatást a lehető legmagasabb szinten gyakoroljuk, teljesen az előttünk lévő személyre kell fókuszálnunk, ahelyett, hogy például azon gondolkodnánk, mi mit fogunk mondani. Ebben a magasabb szintű tudatállapotban sokkal tisztább lesz mit is akar a másik valójában mondani. A figyelmünket fenntarthatjuk azzal, hogy megismételjük és újra fogalmazzuk a másik szavait és elkerüljük a közbevágásokat.

Megtanulni bevonni a csapatot együttműködésen alapuló tervezéssel

Sok projektvezető érzi úgy, hogy mindent tudnia kell és az ő feladata a csapattagoknak megmondani, mit is csináljanak. Ugyanakkor szerencsére egy olyan világban élünk, ahol senki nem tudhat mindent, és nem a projektvezetők feladata mindenkinek megmondani mit csináljon. Az elsődleges szerepük éppen az lehet, hogy lehetővé teszik a projekten dolgozók számára, hogy a lehető legjobban végezzék a munkájukat, kihasználva a tudásukat. Ennek az egyik legjobb módja a csapattagok kérdésekkel való bevonása. Ha kérdéseket teszünk fel, megmutatjuk az embereknek, hogy érdekel a véleményük és azt akarjuk, hogy közreműködjenek. Ez az együttműködés lényege. Bevonni másokat és lehetővé tenni számukra, hogy ők is részt vegyenek a munka meghatározásában, amit el fognak végezni. A projektvezetőknek pedig egy csomó “Hogyan...” és “Mi van akkor, ha...” kezdetű kérdést kell feltenni annak feltárására, hogy hogyan tudja legjobban támogatni a csapatot az együttműködésben.

Ugyanez igaz a projekttervezésre is. Széles körben elterjedt az a meggyőződés, hogy mivel a projektvezető felelőssége a projekt tervezése és nyomon követése, ezt egyedül is kell csinálnia. A projekt elszigetelt tervezése nem hatékony és irreális ütemtervet eredményezhet, amit senki nem fog bevállalni. Az együttműködésen alapuló tervezés viszont az egyik legvonzóbb tevékenység, mivel bevonja a csapatot a tervezési folyamatba, szerepet és feladatot biztosít számukra és elősegíti a közös felelősségérzet kialakulását. A coaching segít a projektvezetőknek megérteni az együttműködés fontosságát és támogatást nyújt a gyakorlati lépésekben.

Az együttműködésen alapuló tervezés egyik módja, hogy mindenkit összegyűjtünk egy (valós vagy virtuális) teremben és táblák és cetlik segítségével, egy csapatként létrehozzuk a feladat struktúrát (WBS) és meghatározzuk a mérföldköveket. Ennek első lépéseként, meg kell egyeznünk, hogy néz ki a végtermék. Ezután a csapat ötletel, hogy ehhez milyen feladatok elvégzésére van szükség (egy cetli, egy feladat) és ezután meghatároznak 12-15 mérföldkövet, amit majd követni lehet a projekt során. Végezetül megegyeznek, hogy ki, melyik mérföldkőért felelős, ahelyett, hogy a projektvezető ezt egymaga állapítaná meg.

Még akkor is, ha a csapat távmunkában dolgozik, van mód a közös tervezésre, például Trello vagy Miro segítségével. Néhány, az együttműködésen alapuló tervezési szoftver segíthet biztosítani, hogy a projektterv, a megvalósítási fázis kezdete után is folyamatosan frissítve legyen a csapat által nyújtott információkkal. Ezeknek a támogató eszközöknek elég rugalmasnak kell lenniük, hogy a csapattagok egymással együttműködve tudják frissíteni a tervet és közösen vállalhassák a felelősséget a kivitelezésért.

 

A szerzőről

Susanne Madsen, egy nemzetközileg is elismert projektvezető coach, tréner és facilitátor, A The Power of Project Leadership (már 2. kiadásban) és a The Project Management Coaching Workbook szerzője. Többet tudhat meg Susanne coaching, tréning és tanácsadói szolgáltatásairól a www.susannemadsen.comcímen.

 

Magyar fordítás: Kocz Zoltán

Lektorálta: Lóki Csaba

 

Source:https://www.builtintelligence.com/blogs/home/how-can-project-managers-benefit-from-coaching