Összefoglaló

A Project Management Institute (PMI), a világ vezető projektmenedzsment-szakértője és a PwC globális professzionális szolgáltató cég összefogott, hogy a projektmenedzsment irodák (PMO) érettségének jelenlegi állapotával foglalkozzanak egy egyedi PMO érettségi index létrehozásával. Bár a globális érettségi index pontszámai azt mutatják, hogy a PMO-k előtt még hosszú út áll az érettségi fejlődésben, a jelentés beazonosított egy 230 PMO-ból álló csoportot - a jelentésben "Top 10 százaléknak" nevezett csoportot -, amely az index minden dimenziójában vezető szerepet tölt be.

A Top 10 százalék a PMO-érettség öt kulcsfontosságú dimenziójának - irányítás, integráció és összehangolás, folyamatok, technológia és adatok, valamint emberek - több szempontból is eredményes. Ez lehetővé teszi a Top 10 százalék számára, hogy nagyobb befolyással és hatással rendelkezzenek szervezetükben, és végső soron sikeresebb projekteredményeket érjenek el. Ez a COVID-19 világjárványra adott válaszukban is megmutatkozik, ahol a Top 10 százalék képes volt támogatni a szervezetükben bekövetkezett éles fordulatot az új munkamódszerek felgyorsításával és a kockázatkezelési funkciók gyors bővítésével.

 

Ez a jelentés bemutatja a Top 10 százalék PMO-k legfontosabb jellemzőit és a hozzájuk való csatlakozáshoz szükséges lépéseket.

A projektmenedzsment irodának (PMO) létfontosságú szerepet kell játszania, ahogy a világ átmegy a járvány utáni korszakba. Gyakran félreértik, hogy a PMO-kat csak az irányításra és a megfelelésre korlátozódó részlegként tartják számon, de mostanában azt látjuk, hogy a PMO-k túllépnek a projektek taktikai végrehajtásán, és olyan tevékenységek szélesebb körét végzik, amelyek stratégiai értéket teremtenek a szervezetük számára. Ezek a továbbfejlesztett PMO-k magukévá teszik az új technológiát, a csapatkultúrára összpontosítanak, és segítenek a projektvezetőket az értékteremtés nagyköveteivé fejleszteni. Azáltal, hogy a felsővezetőkkel együttműködve a projekteket hatékonyan összehangolják a szervezet stratégiájával, és a szervezet számára valóban fontos kulcseredményekre összpontosítanak, nagyobb jelenlétet biztosítanak az igazgatótanácsban is.

A PMO-érettség jelenlegi állapotának felmérése és annak megértése érdekében, hogy mit tanulhatunk a legfejlettebb PMO-któl, a PMI és a PwC létrehozta az első ilyen jellegű globális PMO-érettségi indexet. A világszerte több mint 4000 projektmenedzsment szakember - akik közül több mint 2500 dolgozik PMO-ban - körében végzett felmérés eredményeit felhasználva a legjobban teljesítő PMO-k - a "Top 10 százalék" - profilja feltárja, hogy mi a közös bennük, és hogyan teremtenek hosszú távú előnyöket a szervezetük számára.

 

 

A PMI és a PWC érettségi indexe

Globális felmérésünkben a PMO-ban dolgozó projektmenedzsment szakembereket arról kérdeztük, hogy a PMO-juk milyen gyakran végez az értékteremtéshez kapcsolódó számos tevékenységet. Minél gyakoribb a tevékenység, annál nagyobb a PMO érettsége. A tevékenység szintjét a PMO-érettség 23 konkrét elemével mértük az alábbi öt dimenzióban:

Irányítás:

1. A teljesítmény következetes mérése és rendszeres felülvizsgálata
2. Az irányítási, kockázati és megfelelőségi kérdések hatékony kezelése.
3. A projekt átláthatóságának biztosítása (pl. rendszeres státuszjelentések, közös műszerfalak, kommunikáció az érdekelt felekkel).
4. Minden szerep és felelősség vállalása a vezetés támogatásával.
5. Hozzájárulás a stratégia kidolgozásához

Integráció és összehangolás:

6. A projektintegráció hatékony irányítása (pl. feladatok, erőforrások, érdekeltek koordinálása).
7. A PMO-folyamatok integrálása az üzleti funkciókba (pl. beszerzés, humánerőforrás stb.)
8. A kezdeményezések és a KPI-k teljes körű összehangolása a szélesebb szervezet kritikus stratégiai és változási céljaival.
9. Rendszeres kapcsolattartás a felső vezetőkkel, valamint a projektek mérföldköveinek és hatásainak kommunikálása.

Folyamatok:

10. A PMO struktúrájának, irányelveinek, eljárásainak, folyamatainak stb. szabványosítása és dokumentálása.
11. A projektmenedzsment eszközök, módszertanok és gyakorlatok különböző projektekhez és csapatokhoz való igazítása.
12. Az eszközök, módszertanok és gyakorlatok használata az iparági szabványokkal és a legjobb gyakorlatokkal összhangban.
13. Az előnyök kezelésének és az eredményorientált kultúrának az előmozdítása (pl. előnyök realizálásának keretrendszerének kidolgozása).
14. A folyamatok, módszertanok, megközelítések és struktúrák minőségének hivatalos biztosítása.

Technológia és adatok:

15. A legújabb projektszintű eszközök használata
16. A legújabb portfólió/program szintű eszközök használata
17. Az adatok széles körű használata a bizonyítékokon alapuló döntések meghozatalához

Emberek:

18. A projektmenedzserek olyan erős személyes készségeinek fejlesztése, mint a vezetés, az együttműködés és a kapcsolatépítés.
19. Rugalmasság és alkalmazkodóképesség fejlesztése a projektmenedzserekben
20. A projektmenedzserek erős üzleti érzékének fejlesztése.
21. A projektmenedzserek tanulási és fejlesztési beruházásai
22. A belső tanulás erősítése a gyakorlati közösségek létrehozásával és a tudásmenedzsmenttel.
23. A csapattagok teljesítményének megfelelő értékelése, elismerése és jutalmazása.

 

A Top 10 százalék bemutatása

A Top 10 százalék (lásd az 1. ábrát) a világ minden táján megtalálható, Dél-Ázsiában kissé nagyobb a koncentráció. A Top 10 százalék nagy része a technológiai szektorban tevékenykedik, ami nem meglepő, mivel ez az ágazat az üzleti változások és átalakulások terén az élen jár, amint azt a PMI Pulse of the Profession® 2021 című kiadványa is kiemeli. A másik fele különböző iparágakban oszlik meg, valamivel nagyobb arányban a pénzügyi szolgáltatások, az építőipar és a távközlés területén.

A Top 10 százalék többsége vállalati szintű irányítási iroda, például vállalati PMO (ePMO). A központosított, egész szervezetre kiterjedő megközelítés lehetőséget ad ezeknek a PMO-knak arra, hogy támogassák az irányítást, a legjobb gyakorlatokat és a projekt/program összehangolását az osztályok és funkciók között, biztosítva, hogy a projektek végrehajtása a szervezet általános javát szolgálja. A Top 10 százalék a C-suite szintjén is lenyűgözően képviselteti magát, ami tovább erősíti a szervezeten belüli projektek széleskörű szemléletét és megértését. Ez a hatékony erőforrás-elosztás és a projektek összehangolása szempontjából felbecsülhetetlenül fontos betekintés a kirakós játék egy olyan darabja, amely a PMO-k többségénél világszerte hiányzik. 

 

1. ábra: Ki a felső 10 százalék?

A felső 10 százalék profilja

 

A legjobb 10 százalékos szervezetek eredményei

 

_{Forrás: PMI és PwC Globális felmérés az átalakulásról és a projektmenedzsmentről 2021.}

 

A globális index pontszáma

Elemzésünk szerint a globális PMO-érettség átlagosan 61,4 ponton áll a maximális 100-as pontszámból (lásd a 2. ábrát). Ez a pontszám hangsúlyozza, hogy a PMO-k többsége még mindig az érettségi út közepén jár, és még nem érte el azt a pontot, ahol mind az öt dimenzióban következetesen teljesít. Ehhez képest a legjobb 10 százalékos csoport érettségi pontszáma 94,9, ami azt jelzi, hogy szinte minden dimenzión belül az összes mérőszámot figyelembe véve szinte mindig számos tevékenységet hajtanak végre. A Top 10 százalék a PMO hatókörét a jó irányításon túl - amely a PMO "tipikusabb" tevékenységeit foglalja magában - olyan területekre terjeszti ki, mint a tehetségfejlesztés, a technológia átvétele és a stratégiai befolyásolás. Adataink azt sugallják, hogy az index dimenziói erősítik egymást - ritkán fordul elő, hogy a PMO-k az egyik dimenzióban kiemelkedőek, a másikban pedig kudarcot vallanak; ezért az érettségi útjukat felgyorsítani kívánó PMO-knak meg kell fontolniuk, hogyan fektetik be erőforrásaikat mind az öt dimenzióban.

2. ábra: A PMO érettségi index pontszáma - a felső 10 százalék a globálishoz képest

PMO érettségi dimenziók

Forrás: PMI és PwC Globális felmérés az átalakulásról és a projektmenedzsmentről 2021.

 

Az üzleti érettségi ügy: Mit tanulhatunk a Top 10 százaléktól?

Irányítás

Hogyan befolyásolja a Top 10 százalék a stratégiát?

A Top 10 százalék erős irányítási keretrendszerrel rendelkezik a kockázatok hatékony kezeléséhez, a projektek átláthatóságának biztosításához, valamint a PMO saját teljesítményének következetes méréséhez, hogy biztosítsa, hogy a PMO teljesíti a célját. A Top 10 százalék a PMO funkciót is felértékelte: 89%-uk folyamatosan hozzájárul a stratégia kidolgozásához, szemben a szervezetek 32%-ával. Ha a PMO részt vesz a stratégiában, biztosíthatja az erőforrások hatékony elosztását a projektek és programok között azáltal, hogy rangsorolja azokat a kezdeményezéseket, amelyek hozzájárulnak a szervezet kulcsfontosságú céljaihoz.

A felsővezetés támogatása létfontosságú a stratégiaibb PMO lehetővé tételéhez (lásd a 3. ábrát). A Top 10 százalék túlnyomó többsége elmondta, hogy a felsővezetés támogatja és értékeli a PMO-t, és stratégiai partnernek tekinti. Ez gyakran közvetlen képviseleten keresztül történik - a Top 10 százalékba tartozó PMO-k 73%-ának van olyan felsővezetés szintű szerepe, amely képviseli a PMO-t, szemben az összes szervezet 47%-ával. Ez lehetővé teszi a felső vezetés számára, hogy kihasználja a PMO rálátását a felmerülő problémákra, a projektek szervezetre gyakorolt szélesebb körű hatására, valamint arra, hogy az erőforrások hatékony elosztása hogyan segítheti elő a projektek pozitívabb eredményeit.

3. ábra: A felsővezetés jellemzői - A felső 10 százalék az összes szervezethez képest

A felsővezetés szintű támogatás a vezető PMO-k egyik fő jellemzője 

Forrás: A CITC vezetői csoportjának jellemzői: PMI és PwC Globális felmérés az átalakulásról és a projektmenedzsmentről 2021.

 

Mit csinál jól a Top 10 százalék?

Kulcsfontosságú területek, ahol a Top 10 százalék az index egyes dimenzióiban erősen teljesít:

• Irányítás: Hozzájárulás a stratégia kialakításához
• Integráció és összehangolás: A kezdeményezések és a kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) teljes körű összehangolása a szélesebb szervezet kritikus stratégiai és változási céljaival.
• Folyamatok: A projektirányítási eszközök, módszertanok és gyakorlatok különböző projektekhez és csapatokhoz való igazítása.
• Technológia és adatok: Az együttműködést és a kommunikációt javító digitális eszközök bevezetése
• Emberek: A projektmenedzserek erős személyes készségeinek, például a vezetési, együttműködési és kapcsolatépítési készségeknek a fejlesztése.

Forrás: A projektmenedzserek és a projektmenedzserek közötti együttműködés: PMI és PwC Globális felmérés az átalakulásról és a projektmenedzsmentről 2021.

 

Integráció és összehangolás

Hogyan támogatja szervezetét a Top 10 százalék a globális zavarok közepette

A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) és kezdeményezések teljes körű összehangolásának biztosítása a szervezet szélesebb körű stratégiai és változási céljaival olyan folyamat, amelyet a Top 10 százalék 94%-a folyamatosan végez, szemben az összes PMO 38%-ával. A Top 10 százalék a PMO-folyamatok szervezeten belüli integrációjával, valamint a felső vezetéssel való hatékony kommunikációval teszi lehetővé a következetes összehangolást a projektek mérföldköveiről, problémáiról és hatásairól szóló, stratégiailag releváns frissítések révén. A stratégiai összehangolás segít a PMO-knak abban, hogy rugalmasabban reagáljanak a zavarokra és a változásokra, mivel segít a stratégia gyors és hatékony terjesztésében számos projekt és program között, valamint az erőforrások hatékony kiegyensúlyozásában. Ennek eredményeképpen a Top 10 százalék nagyobb hatást gyakorolt a szervezeti változásokra, amikor a COVID-19 világjárvány lecsapott, mivel segített felgyorsítani az új munkamódszereket és kiterjeszteni a kockázatkezelési gyakorlatokat (lásd a 4. ábrát).

4. ábra: PMO prioritások - A Top 10 százalék az összes szervezethez képest

A PMO-k prioritásai a COVID-19 járványra adott válaszként

Forrás: A PMO-k prioritásai PMI és PwC Globális felmérés az átalakulásról és a projektmenedzsmentről 2021.

 

Folyamatok

Hogyan épít a legjobb 10 százalék olyan adaptív rendszereket, amelyek alkalmazkodnak a projektek és csapatok változatos igényeihez

A Top 10 százalék biztosítja a következetességet az egész szervezeten belül, biztosítva, hogy a projektmenedzsment-módszerek és -eszközök összhangban legyenek a legjobb gyakorlatokkal, az irányelvek szabványosítva legyenek, és a minőségről folyamatosan hivatalos biztosítékot nyújtsanak. A PMO-nak azonban továbbra is érzékenynek kell lennie a szervezet végfelhasználóinak különböző igényeire, és szükség esetén rugalmasan kell tudnia reagálni. A fejlettebb PMO-k rendelkeznek ezzel a gondolkodásmóddal: a Top 10 százalék 92%-a folyamatosan adaptálja az eszközöket, módszertanokat és gyakorlatokat a különböző projektekhez és csapatokhoz, szemben az összes PMO 35%-ával. Ez a megközelítés az abszolút megfelelés helyett az együttműködésre és a rugalmasságra helyezi a hangsúlyt, lehetővé téve a PMO számára, hogy lehetővé tegye, hogy lehetővé tegye, hogy az üzleti igények változásával tisztában legyen, és készen áll saját folyamatainak adaptálására vagy egyszerűsítésére, hogy azok megfeleljenek a célnak, és jobb eredményeket érjenek el a projektek számára.

Forrás: PMI és PwC Globális felmérés az átalakulásról és a projektmenedzsmentről 2021.

 

Technológia és adatok

Hogyan használja a Top 10 százalék a technológiát az új munkamódszerek elfogadására

A Top 10 százalék erősen alkalmazza a legújabb projekt- és programszintű eszközöket, és a technológiára összpontosítva számos funkció, például az együttműködés, a láthatóság és a tudásmegosztás javítására törekszik. Míg a szervezetek többségének a távmunka lehetővé tétele érdekében fel kellett gyorsítania videokonferencia-platformjait, a Top 10 százalék a fejlettebb megoldásokat is felkarolta, amelyek között a felhőalapú számítástechnika is szerepel, és a projektvezetők számára gyors, biztonságos hozzáférést biztosítanak a földrajzi határokon átnyúló adatokhoz (lásd az 5. ábrát). A Top 10 százalék 65 százaléka az adatelemzést is bevezette (szemben az általános 50%-kal), és 59% mondta, hogy automatizálási megoldásokat használ (szemben az általános 45%-kal), ami segíti a szervezeteket abban, hogy az adatokat széles körben használják a bizonyítékokon alapuló döntések meghozatalához. Ennek további előnye, hogy a projektvezetők mentesülnek az ismétlődő feladatok alól, így több időt tudnak a szervezettel való együttműködésre fordítani a stratégiai és kreatív kezdeményezések terén.

5. ábra: Technológiahasználat - a legjobb 10 százalék az összes szervezethez képest

A technológia három legfontosabb felhasználási módja az alapvető jelentéstételen túl

Forrás: PMI és PwC Globális felmérés az átalakulásról és a projektmenedzsmentről 2021.

 

Emberek

Hogyan mutatja meg a Top 10 százalék a projektmenedzserek tanulása és fejlődése iránti elkötelezettségét?

A projektmenedzserek világszerte azt mondják, hogy a kapcsolatépítés, az együttműködő vezetés és a stratégiai képességek a legfontosabbak a döntések, az eredmények és a csapatteljesítmény javításában. Aggasztó módon kutatásunkból kiderül, hogy minden harmadik szervezet nehezen talál olyan projektvezetőket, akik rendelkeznek ezekkel a keresett képességekkel. E kihívások ellenére a legtöbb szervezet világszerte még mindig a hagyományos megközelítésekre támaszkodik a tehetségek toborzása során, és nem kezeli stratégiai prioritásként a képességek fejlesztését. Míg a Top 10 százalékból minden ötödik szervezet ugyanezzel a kihívással szembesül a toborzás terén, úgy tűnik, hogy jobban tudatában vannak a szűkülő tehetségállomány következményeinek, és lépéseket tesznek azáltal, hogy a technikai képességeken túlmenően számos készséggel rendelkező projektmenedzserek továbbképzésébe fektetnek be.

A Top 10 százalék felismeri a versenyelőny megszerzéséhez szükséges nyerő képességek kiépítésének fontosságát. Szervezetükben a tanulási gondolkodásmód ösztönzésével támogatják a készségfejlesztést: 69% támogatja a folyamatos tanulási kultúrát (szemben az 51%-os általános értékkel); 64% biztosít házon belüli coachingot, mentorálást és shadowingot (szemben az általános 44%-os értékkel). A folyamatos tanulásra és továbbképzésre való összpontosítás előnyei egyértelműek: a Top 10 százalék kevesebb akadályt tapasztal a tehetségek vonzása és megtartása terén, mint a többi vállalat. A Top 10 százaléknak például csak 19%-a találja kihívásnak a kereskedelmi ismeretekkel rendelkező projektmenedzserek felvételét (szemben az általános 33%-kal).

De még mindig sok a tennivaló. A Top 10 százalék még mindig számos akadályba ütközik a projektmenedzsment-képességek fejlesztése során, beleértve a szervezeti stratégiával nem összehangolt és nem kellően vonzó képzéseket. A PMI és a PwC nemrégiben megjelent, Narrowing the Talent Gap (A tehetségbeli szakadék szűkítése) című jelentése részletesen feltárja a jól teljesítő PMO-k stratégiáit és gyakorlatát, valamint azt, hogy a projektmenedzsment-tehetségekbe való befektetés hogyan biztosít versenyelőnyt számukra.

 

Fejlesztésiterv kidolgozása a PMO-k számára az új normális körülmények között való érvényesülés érdekében

• Értékelje a jelenlegi érettségi szintet, és dolgozzon ki ütemtervet a folyamatok és hatások javítására.
• A célok meghatározása a szervezet igényei alapján, a csapatok, az ügyfelek és az érdekelt felek igényei mellett.
• Az érettség öt dimenziójának fenntartása és hatékonyságának javítása az átmenet felgyorsítása érdekében.
• Mérje és kövesse nyomon az előrehaladást, biztosítva, hogy az előnyök összhangban legyenek a szervezet stratégiai jövőképével és a változás céljaival.
• A folyamatos fejlesztés gondolkodásmódjának kialakítása, a projektcsapatokkal és a felső vezetéssel való szoros kommunikáció fenntartása, hogy a PMO továbbra is képes legyen a változó üzleti igényekhez való alkalmazkodásra és fejlesztésre.

 

Felhívás cselekvésre

A PMO érettségébe való befektetés okai egyértelműek. A legjobb 10 százalék mind az öt dimenzióba való befektetéssel a PMO hatókörét az irányításon túlra helyezi, ami számos egyértelmű előnnyel jár. A COVID-19 világjárvány tökéletes üzleti példát szolgáltat az érett PMO értékére: a Top 10 százalék bebizonyította, hogy a zavarokkal szemben gyorsabban lehet váltani, új munkamódszereket bevezetni és gyorsan helyreállni a kudarcokból.

Az alábbiakban öt olyan területet mutatunk be, amelyeken a Top 10 százalék kiemelkedő teljesítményt nyújt, és amelyek bármely PMO-nak segíthetnek felgyorsítani az érettségi folyamatot:

1. Helyet kapni a legfelsőbb asztalnál: A felsővezetés támogatásának megteremtése a PMO számára, hogy a projektvégrehajtáson túl olyan helyre kerüljön, ahol segíthet a szervezet stratégiájának megismertetésében és irányításában.
2. Igazodjon a szervezeti stratégiához: Integrálja a PMO-folyamatokat az egész szervezeten belül, és működjön együtt a felső vezetéssel, hogy lehetővé tegye a kezdeményezések és a KPI-k hatékony összehangolását a szervezet szélesebb körű kritikus stratégiai céljaival.
3. Rugalmasan alkalmazkodjon a szervezet igényeihez: Alkalmazza a módszertanokat és folyamatokat a változó üzleti igényekhez, hogy biztosítsa, hogy azok megfelelnek a célnak és továbbra is értéket teremtenek.
4. Tegye prioritássá a tehetséget: Fektessen be a készségek szélesebb körébe, hogy a projektszakemberekből hatékony vezetők és kapcsolatépítők váljanak. Toborozzon szélesebb körű tehetségbázisból, hogy olyan sokszínű jelölteket vonzzon, akik új készségeket és innovatív gondolkodásmódot tudnak bevinni a szervezetbe.
5. Fogadja el a technológiát: Használja ki az együttműködést és a döntéshozatalt elősegítő technológiát.

 

Elismerés

A PMI és a PwC köszönetet mond mindenkinek, aki részt vett a felmérésben és a jelentésben hivatkozott kvalitatív interjúkban.

A PMI és a PwC felismerte a PMO-érettség kritikus vizsgálatának szükségességét, és 2021 júliusában és augusztusában közösen globális felmérést végeztek 4069, a projektek, programok, portfóliók és munkafolyamatok vezetésében vagy megvalósításának elősegítésében részt vevő személy részvételével. A felmérés mintája széleskörű volt, és magában foglalta a hivatalos projektmenedzsment képesítéssel rendelkező személyeket és a hivatalos munkakörökben, például projekt-, program- vagy portfóliómenedzserként dolgozókat, valamint a kevésbé hivatalos szerepkörben, például kezdeményezések és munkafolyamatok vezetőjeként dolgozókat is. A vezetői szemlélet is jól képviseltette magát, a felmérés során 1348 vezetői válasz érkezett.

A felmérésben résztvevők közül 2601 fő dolgozott PMO-ban. Ezeknek a résztvevőknek számos kérdést tettek fel, hogy megértsék a PMO struktúráját és befolyását a szervezetükben. Válaszaik alapján állították össze a PMO-érettségi indexet.

Az index egy 23 állításból álló sorozaton alapul, amelyet a PMO-gyakorlóktól kérdeztek meg annak felmérésére, hogy a PMO-juk milyen mértékben hajtott végre egy sor, az öt dimenzió alá csoportosított folyamatot. Minden egyes dimenzióra egyenletesen súlyozott pontszámot számoltak ki.

Forrás:https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pmo-maturity