A PMI Budapest, Magyar Tagozat egy több szempontból rendhagyó projekt eredményeként megújult pmi.hu honlapját nemrégiben egy zártkörű eseményen mutattuk be a Tagozat tagságának és az együttműködő partnereinek. Nonprofit szervezetként a PMI Budapest valamennyi közreműködője önkéntesként vett részt a munkában, ahogy a magyar és nemzetközi tesztelők és fordítók is szabadidejüket áldozták a közös munka oltárán. Rendhagyó volt abban az értelemben is, hogy teljesen az online térben zajlott a projekt munka, részben a kanadai MG2Media fővállalkozó, részben a pandémiás korlátozások miatt.

A régi honlap esetében nem esünk az eufemizmus hibájába, ha azt mondjuk, hogy nem volt egy jól átlátható, modern médium. Szerettünk volna egy a mai kor követelményeinek megfelelő, könnyen átlátható, de mégis informatív honlapot készíteni, amely egyben összefogja a projektmenedzsment szakmát érintő szakmai cikkek és előadások anyagát is. Ennek keretében teljes PMI SSO integrációt valósított meg technológiai partnerünk, aminek köszönhetően az oldalra a globális PMI.ORG lapon használt felhasználó azonosítóval és jelszóval léphetnek be tagjaink.

Az új honlap számos új funkcióval is büszkélkedhet, többek között első számú prioritásunk közé tartozott, hogy angol- és magyar nyelven is megjelenjen a honlap. Számunkra a legizgalmasabb újdonságok a következők:

• Online webshopon keresztül lehet rendelni majd kiadványokat, könyveket, konferencia belépőt és PMI Budapest logóval ellátott ajándéktárgyakat.
• Integrált online kártyás fizetési megoldással jelentkezünk.
• A honlapunkon lehetőséget biztosunk tagtársaink számára, hogy ingyenesen álláshirdetést helyezzenek el.
• Partnereink tagjaink számára kedvezményesen kínálják tréning szolgáltatásaikat

Természetesen számos akadállyal is szembe találtuk magunkat a megvalósítás során. Globális projekt lévén, több esetben tapasztalhattuk meg a nemzetközi jellegből fakadó kihívásokat. Az otthoni munkavégzés és az időzónák okozta korlátok nagyban hozzájárultak, hogy mennyire lehettünk gyorsak és effektívek. Volt rá precedens, hogy bizony csúsztak a munkafolyamatok, de az elmúlt hat hónap intenzív munkája végülis meghozta gyümölcsét.

Kremmer László: 2019. novemberében a PMI Region 8 Meeting során, Brüsszelben találkoztam az MG2MEDIA, kanadai cég képviselőjével, aki az előadások szünetében egy rögtönzött bemutatót tartott nekem, amikor felvillantotta az MG2MEDIA által fejlesztett webplatform funkciót. Rögtön megragadta a figyelmemet a logikus elrendezés, a letisztult admin felület. Külön erény volt, hogy a világ legnagyobb PMI Tagozatait is az ügyfelei között tudhatja a kanadai fejlesztő cég. Miután hazajöttünk Brüsszelből elindult az egyeztetés. Már az első ajánlat során egyértelművé vált, hogy a korábbi amerikai szolgáltatóval szemben nem csak maga a platform tud sokkal többet, de az árazása is kedvezőbb, mivel nem tagozati taglétszám alapján árazzák. Ez számunkra jelentős különbség volt, mivel 2018-tól a korábbi 160 főről, 360+ főre nőtt a PMI Budapest, Magyar Tagozat, taglétszáma. 2020-ra úgy futottunk ki, hogy más, hazai fejlesztésű, alternatív weboldal megoldásokra is árajánlatot kértünk, illetve a PMI Los Angeles, PMI Toronto és PMI Montreal referenciáit is megkaptuk. Ezt követte egy élő demó februárban, majd az elnökség döntése, hogy belevágunk.

Dudás Dezső elsőnek jelentkezett önkéntesként a www.pmi.hu projektre, illetve vele szinte egyidőben Tüske Bence. Karagits Kira az induláskor csatlakozott hozzánk, mint a BGE végzős kommunikáció szakos hallgatója. Én lettem a projekt szponzor, Dezső vállalata az irányító szerepet, Bence a feladat felosztás és WBS kialakításért felelt, míg Kira a tartalom feltöltést vállalta és a teljes rendszer struktúra kezelésének elsajátítását. Mint ismeretes 2020. március 16-tól kijárási korlátozásokat vezettek be, így a közvetlen projekt csapat tagjai egyszer sem találkoztak személyesen és a munka végig online ment. Az első pillanattól kezdve egy harmonikus munkakapcsolat alakult ki a kollégák között. Nagyon fontos megjegyezni, hogy mindenki önkéntesként, illetve Kira, mint egyetemi gyakornok dolgozott ezen a projekten és ez volt az első ilyen együttműködésük.

Úgy döntöttünk, hogy mint minden szakszerű projekt esetében ebben a munkában is lesznek rendszeres státus megbeszélések, napi, heti egyeztetések és végig tájékoztatjuk az elnökséget a projekt előrehaladásáról. Az is világos volt, hogy lesznek agilis elemek és vízesés módszertan is, így összességében egy hibrid projekt keretében valósult meg az oldal. Én végig azt az álláspontot képviseltem, hogy a minőség az elsődleges szempont és csak akkor induljunk el az új oldallal, ha az működőképes. Az oldal, a kanadai partnerrel való együttműködés miatt először angolul készült el, majd önkéntesek végezték el a tartalom fordítását. Külön öröm volt, az első hívó szóra számos Beta tesztelő jelentkezett, akik mind az oldal funkcionalitását, mind az angol tartalmat ellenőriztek, anyanyelvi lektorként.

2020. augusztus 1-én a legkisebb zökkenő nélkül elindult az angolnyelvű új pmi.hu oldal, majd 2020. augusztus 12-én a magyar tartalom is életre kelt. A PMI Budapest, Magyar Tagozat életében számos jelentős projekt van minden esztendőben, de utoljára 2013-ban váltottuk le a honlapunkat, ami közel egy éves projekt volt és annak is a részese voltam. Végig tudtam, hogy a projekt jó kezekben van és minden egyes bemutató során folyamatosan a szemem láttára alakult ki az új struktúra és tartalom. Tudtam, hogy ez a projekt nem jöhetett volna létre a core csapat munkája nélkül és azt is tudtam, hogy köszönetemet egyedi módon szeretném kifejezni. Ezért 2020-ban megalapítottam a “PRESIDENT’S AWARD”-ot, amit szándékom szerint minden olyan önkéntesnek egy évben egyszer fogok adományozni, aki elévülhetetlen érdemet szerzett önkéntes munkájával! Ez egy erkölcsi elismerés a részemről, amivel a köszönetemet szeretném kifejezni az önkénteseknek, aki munka, család és nem utolsósorban egy egészségügyi rendkívüli járvány helyzetben kiválóan helytálltak!

 

Dudás Dezső: A projektvezetés a formális hatalom nélküli irányítás művészetének is szokták aposztrofálni. Ebben a projektben a fővállalkozó munkatársaitól eltekintve kizárólag önkéntesek vettek részt a világ több országából, akik szabadidejüket és energiájukat fordították a közös cél érdekében, így a közvetlen irányítás helyett a rugalmas önszerveződés volt a kulcsa a projekt sikerének. 

A különböző egyéni élethelyzetek általában is kihívás elé állítják az ilyen típusú együttműködéseket, amihez a világméretű COVID19 járvány további akadályokat támasztott, ráadásul a teljes projekt a virtuális térben történt. Így nem csak a kanadai, amerikai és indiai munkatársakkal, hanem a budapesti kollégákkal sem tudtunk személyesen találkozni. Valójában csak a záró rendezvényen volt módunkban megismerkedni egymással néhányunknak.

Tüske Bence: Számomra ismerős terep volt az online meetingek világa, mivel nemzetközi virtuális projekteket vezetek. Ezen projektek eredményességét leginkább három dolog befolyásolja, az egyik, hogy hatékonyan legyenek a meetingek vezetve, a másik a megfelelő közös munkát biztosító online eszközök használta, a harmadik pedig a rendszeres státusz. Fontos, hogy jól átlátható, mindenki által érthető, és könnyen szerkeszthető WBS-t használjunk, így a dokumentáció gyors, egyszerű, és a megtakarított időt érték teremtésre tudjuk használni. Ennek megfelelően a közös munkához, a feladatok csoportosításához, kiosztásához és követéséhez a számunkra leghatékonyabb online eszközöket használtuk.

A csapatmunka eredményes és élvezetes volt, mely az önkéntes kollegák elköteleződésének és szakértelmének köszönhető. Érdekes volt látni, hogy mindenki más személyiség más kvalitásokkal, szakmai tapasztalattal, és hogy ez a sokszínűség, hogy válik egységgé a csapatban.

Karagits Kira: Úgy gondolom ez az időszak, a kialakult vírushelyzet a legtöbbünktől különösen megkívánta a kooperáció és az adekvát kommunikáció képességét. Mondhatni első tapasztalataim egyike, hogy a PMI munkatársaival dolgozhattam együtt. A vírushelyzet előtt, egyedül Lászlóval volt alkalmam személyesen is találkozni. A bemutató napjáig a többiekkel az online térben tartottuk a kapcsolatot. Érdekes volt és számomra is jó tapasztalatként szolgált, hogy miként tud egy csapat jól együtt dolgozni és fejlődni, a személyes interakció megléte nélkül. Úgy gondolom végig jól vettük az akadályokat és egymás segítése mellett tudtunk kellően haladni és ötleteink megosztásával új célokat, feladatokat kitűzni. Fontos volt számomra, hogy már az első pillanattól kezdve maximálisan éreztem, hogy akikkel együtt dolgozok bíznak bennem, kíváncsiak a véleménymre, ötleteimre, ez mondhatni pályakezdőként nagy motivációt nyújtott. Kommunikációs szempontból is érdekes volt számomra látni, hogy az emailek és meetingek korlátai között, miként tudjuk kihozni a helyzetből a lehető legtöbbet.

Személy szerint én jobban betekintést nyerhettem a tartalomfeltöltés terén, Dezső segítségével a végén már én is úgy éreztem, hogy kényelmesen mozgok egy honlapszerkesztő környezetben.  Nem volt előtte hasonló tapasztalatom, így kijelenthető, hogy a honlap, amit az MG2Media elkészített, nem csak a felhasználók, de az adminok számára is egy könnyen frissíthető, jól kezelhető honlapot hozott létre. A honlap look and feel oldalára gondolva, személy szerint nekem nagyon tetszik, hogy mindenhol megjelennek az egységes PMI motívumok és színek. Ezek a betűszínek esetében is visszaköszönnek. Azon voltunk, hogy minél élettel telibb és átláthatóbb legyen az oldal, persze megmaradva egy minimalista vonalon.