A 87 évesen elhunyt Larry Kingnek - a legendás amerikai televíziós és rádiós műsorvezetőnek - megkérdőjelezhetetlen tehetsége volt hozzá, hogy interjúalanyait valóban műsorainak sztárjaivá tegye. Arról volt ismert, hogy rövid és egyszerű kérdéseket tett fel, és hagyta, hogy a kíváncsisága vezesse a beszélgetéseket.

A rádiózásban és televíziózásban végzett munka kétségtelenül különbözik attól, amivel a legtöbb projektmenedzser és vezető szembesül. Viszont egy nemrégiben Larry King-gel készült interjú pontosan arra mutatott rá, hogy mennyire jó volt a bizalom kiépítésében és az emberek megnyitásában - amiből a menedzserek és a vezetők is sokat tanulhatnának.  

Larry King karrierje során 50 000 interjút készített az élet különböző területéről érkező emberekkel, köztük a világ vezetőivel, hírességekkel és hétköznapi emberekkel is. DJ-ként és rádiósként kezdte Miamiban 1957-ben, majd 25 éven át vezetett egy éjszakai tévéműsort a CNN-en.  

 

Legyél kíváncsi és tegyél fel ítélkezéstől mentes kérdéseket 

Larry King szerint, a sikere abban rejlett, hogy képes volt a jelen lenni a pillanatban és nem aggódott a következő kérdés miatt. Egyszerűen csak hagyta, hogy az interjúalany iránti kíváncsisága vezesse. A végtelen kíváncsiság egy olyan tulajdonsága volt, amit gyermekkorában fejlesztett ki, amikor rájött, hogy ez mennyire segíti a tanulásban. Azt mondta: „Ha szereted, amit csinálsz, és bízol magadban, akkor képes vagy nyugodt maradni és jelen lenni a pillanatban. Hagynod kell, hogy a szenvedélyed és kíváncsiságod dolgozzon, még akkor is, ha ez kockázatos. Ha túl merev vagy és egy forgatókönyv szerint akarsz haladni, nem fogsz tudni a megérzéseidre hallgatni és alkalmazkodni a beszélgetés során felmerülő helyzetekhez.„  

A kérdezésről King azt mondta, a kérdéseket ítélkezés nélkül kell feltenni. Ha tanulni akarunk és azt akarjuk, hogy egy ember megnyíljon előttünk, akkor egyszerűen követnünk kell kíváncsiságunkat, őszintén kell érdeklődnünk a másik iránt és a helyébe kell képzelnünk magunkat. A kérdéseknek maguknak nem kell bonyolultnak lenniük - néha az egyszerűek a leghatásosabbak. Például: „Mi történt?”. Meglepő, hogy milyen sokan nem kérdeznek eleget, és így nem is tanulnak. Próbáljunk meg visszaemlékezni a napunkra és figyeljük meg hány ember beszél csak, ahelyett, hogy kérdezne. Larry King emlékeztetett minket, hogy soha senki nem tanult még csak a beszédből.  

 

Bújjunk az érintettek bőrébe 

A mindennapi projekt-életben rengeteg olyan helyzet fordul elő, amikor szükségünk lehet a jobban megfogalmazott kérdésekre, kíváncsinak kell lennünk és a másik ember helyébe képzelni magunkat - például amikor a következőket szeretnénk elérni: 

• Erősebb munkakapcsolatot építeni a projekt érintettekkel
• Megoldani egy problémát, konfliktust 
• Követelményeket begyűjteni az ügyféltől vagy felhasználótól 
• Motiválni, coacholni egy csapattagot

A projektek rengeteg érintett bevonásával futnak, de nekünk, projektmenedzsereknek, nem feltétlenül van közeli és együttműködésre épülő kapcsolatunk velük. Talán páran közülük túl tapasztaltak hozzánk képest ahhoz, hogy nyugodtan megközelíthessük őket. Vagy talán kritikusan tekintenek a projektekre, vagy nem elérhetőek, mert más prioritások kötik le őket. Így az eredmény az, hogy gyakran visszafogjuk magunkat, nem közelítjük meg őket, ami végül egy távolság tartó, vagy hivatalos kapcsolathoz vezethet.

A szoros munkakapcsolat kiépítésének egyetlen módja az, ha időt szakítunk egymásra - legyünk kíváncsiak, tegyünk fel ítélkezés mentes kérdéseket és próbáljuk meg a másik bőrébe képzelni magunkat.  

A legtöbb projekt érintett szívesen szán ránk időt, ha abból ő is profitálhat. Hogyan bizonyosodhatunk meg arról, hogy egy személyes találkozó mindkét fél számára előnyös? Úgy, hogy teljes mértékben odafigyelünk, figyelmesen meghallgatjuk a másikat és megoldást találunk az aggodalmaira. Néhány egyszerű, mégis hatásos kérdés, amiket feltehetünk: 

• Mit gondolsz a projektről? 
• Milyen eredményekre számítasz? 
• Milyen fenntartásaid vannak? 
• Hogy szeretnéd, hogy kommunikáljak veled? 
• Hogyan tudjuk a legjobban kiaknázni az erőforrásaidat? 
• És még?

De nem elég csak a jó kérdéseket feltenni. Hallgatni ugyanúgy fontos. Amikor találkozunk valakivel, próbáljunk meg a lehető legnagyobb figyelemmel hallgatni, amit úgyis nevezhetünk, hogy teljes hallgatás. Ennek során kiürítjük a saját elménket, és már nem hallgatjuk a saját belső párbeszédünket, vagy nem azon gondolkozunk, hogy mit mondunk majd következőnek. Nem csak összpontosítunk arra a személyre, akivel beszélünk, hanem az intuíciónkat is felhasználjuk, hogy észrevegyük a jelzéseit és hagyjuk, hogy kíváncsiságunk vezesse a beszélgetést. Ebben volt nagyon jó Larry King. 

 

Motiválni, vezetni egy csapattagot 

Hasonlóan ahhoz, ahogy egy projekt érintettet próbálnánk kíváncsisággal és nagyszerű kérdésekkel megnyerni, ugyanúgy szükség van a helyzetek megértésére és jobb munkakapcsolatok kialakítására egy csapat tagjainál is. Talán tudatában vagyunk annak, hogy a csapat egyes tagjai többet tudnak egy témáról, mint mi. Vagy fordítva: talán újoncok, és mi érezzük úgy, hogy tanítanunk kell őket. Mindkét esetben egyenlőtlenség van a kapcsolatban, ami könnyen emelhet közénk akadályokat és korlátozhatja a bizalmat. 

Számos projektmenedzser számára kihívás, hogy ilyenkor ne ítélkezzen, és félretegye a feltételezéseit - különösen, ha egy probléma végére próbál járni. Ha belegondolunk, gyakran lépünk be úgy egy beszélgetésbe, hogy már határozott elképzelésünk van arról, a másik mit tud/nem tud, mit képes vagy mit nem képes megcsinálni, esetleg mi az, amit már elvégzett és mi az, amit nem. Ha követni szeretnénk Larry King példáját, akkor csak fel kell vennünk a kíváncsiság-kalapot és egyszerűen, nyitott szívvel és lélekkel érdeklődni. Próbáljunk ki párat az alábbi kérdésekből egy beszélgetés kezdeményezésekor vagy egy probléma megoldásához: 

• Mi történt? 
• Mesélj a problémáról! 
• El tudnád magyarázni részletesen? 
• Szerinted minek kellene történnie? 
• Mi a végső cél? 
• Mi a valódi kihívás ebben az esetben? 
• Hogyan próbáltad javítani? 
• Mi az egyes lehetőségek előnye, hátránya? 
• Hogyan segíthetek?

 

Ha olyan szituációban vagyunk, ahol egy szakembertől kell megtudnunk egy bizonyos munkáról és annak tartalmáról több részletet, akkor a következő kérdéseket próbáljuk ki: 

• Átbeszélhetnénk ezt a funkciót, amit éppen fejlesztünk? 
• Mitől lesz ez fontos? 
• Mitől nehéz ez? 
• Mire kell figyelnünk, hogy rendben meglegyen? 
• Melyik rész a legbonyolultabb számodra? 
• Milyen kapcsolódó kockázatokkal kell számolnunk? 
• A legrosszabb esetben, mennyi időt venne ez igénybe? 
• És legjobb esetben? 
• Ki tudna segíteni? 
• Hogyan tartsuk a kapcsolatot?

 

Az is előfordulhat, hogy nem is akarunk megoldani egy problémát, és információt sem szeretnénk szerezni egy feladatról a szakemberünktől. Lehet, hogy csak egyszerűen egy csapattagot akarunk jobban megismerni és erősebb munkakapcsolatot akarunk vele kiépíteni. Ebben az esetben próbálkozzunk az alábbi kérdésekkel: 

• Mi történik most? 
• Hogy érzed magad? 
• Milyen aggodalmaid vannak? 
• Mennyire érzed magad túlterheltnek ? 
• Milyen támogatásra volna szükséged? 
• Hogyan tudnánk az erősségeidet hatékonyabban hasznosítani? 
• Mit szeretnél? Milyen sűrűn fussunk össze hasonló beszélgetésekre? 
• Mit gondolsz, hogyan dolgozhatnánk hatékonyabban? 
• Van még más?

 

Összefoglaló 

Több mint 50 000 interjúval a háta mögött, Larry King tudta, hogyan lehet egy embert megnyitni egy beszélgetés során. Az volt a tanácsa, hogy nyitott, ítélkezésmentes kérdéseket tegyünk fel, és hagyjuk, hogy a másik iránti kíváncsiság és érdeklődés irányítsa a beszélgetést. A trükk annyi, hogy teljes mértékben jelen kell lennünk és a lehető legmagasabb figyelemmel hallgatnunk. Ettől megnyílik a személy, akivel beszélünk, és lehetőségünk lesz rá, hogy valami újat tudjunk meg. A projektmenedzserek és vezetők is gyakran alkalmazhatják ezeket a tanácsokat - a stakeholderekkel való bizalom kiépítésétől és problémák megoldásától kezdve, a szakemberekkel történő kapcsolattartásig vagy egy csapattag motiválásáig.  

 

Susannne Madsen - projektvezető coach, oktató és facilitátor. A The Power of Project Leadership és a The Project Management Coaching Workbook könyvek szerzője. További részleteket tudhatsz meg Susanne munkájáról a www.susannemadsen.com címen.

Source:https://www.linkedin.com/pulse/what-can-project-managers-leaders-learn-from-larry-king-madsen/?trackingId=kkDVVSY6SP6xj1yyqX3H7w%3D%3D

 

Magyar fordítás: Csontos Alexander
Lektorálta: Koch Zoltán