Hogyan lehet fejleszteni a projektmenedzsmentet olyan szervezetekben, ahol maga a működés még nem kiforrott? A Project Management Institute legújabb megközelítése az értékteremtést állítja a középpontba, de vajon ez a szemlélet kiindulópontként is működik, vagy inkább egy már érettebb működés következménye?
A Project Management Institute gondolkodása az elmúlt években elmozdult az értékteremtés irányába, így az új kiadványokban a hangsúly egyre inkább az eredményeken van, nem a leszállítandókon vagy a folyamatokon.

A korábbi, folyamatszemléletű megközelítés sok szervezet számára valódi kiindulópontot jelentett a projektmenedzsment gyakorlatának kialakításában – egy olyan építkezési fázisban, ahol gyakran még az alapok is hiányoztak.

De vajon hogyan járul hozzá ehhez az építkezéshez a PMI új értékteremtési szemlélete?

Alacsony érettségű környezetekben több visszatérő minta jelenik meg: párhuzamos kezdeményezések indulnak hasonló célokkal, a siker definíciója gyakran a „leszállítás" (még akkor is, ha senki nem teljesen biztos benne, hogy pontosan mit is szállítottunk le), és nem mindig világos, hogy egy-egy projekt kinek és hogyan teremt értéket.

Ilyen környezetekben a projektmenedzsment fejlesztése gyakran módszertani oldalról indul el – folyamatok, sablonok és dokumentációk bevezetésével. Ez sokszor ellenállásba ütközik, mert ezeket a kollégák extra körökként, felesleges adminisztrációs teherként élik meg – különösen akkor, ha ezek kitöltése közben sem derül ki, miért is csináljuk őket. Fontos ugyanakkor tisztázni, hogy az értékteremtési szemlélet nem a dokumentáció elhagyását jelenti, és nem helyettesíti a fegyelmezett végrehajtást – éppen ellenkezőleg.

Az értékteremtési szemlélet ebben a helyzetben nem egy újabb, ráépülő „réteg" egy amúgy is nehézkes indulásra, hanem egy teljesen más kiindulópont. Most már nem abból a szempontból közelítünk, hogy terv szerint zajlott-e le a projekt, hanem abból, hogy milyen változást hozott létre, kinek lett ettől jobb, és ezt honnan tudjuk. Ez a szemléletváltás elsőre nem tűnik jelentősnek, de hatalmas motivációs ereje lehet: a beszélgetések és a belső vívódások fókusza áttevődik a feladatokról az eredményekre.

Az érték nyelvezete közvetlenebbül kapcsolódik a szervezeti fájdalompontokhoz. „Írjunk részletesebb követelményeket" helyett a kérdés az, hogyan csökkenthetjük a félreértések miatti újramunkát. „Vezessünk be státuszriportokat" helyett az, hogy látjuk-e, haladunk-e a cél felé – nem csak azt, hogy történnek-e dolgok. „Definiáljuk a scope-ot" helyett az, hogy pontosan miért is csináljuk ezt, és mit szeretnénk elérni. Ez a nyelvezet nehezebben vitatható, mert olyan eredményekhez kapcsolódik, amelyek a résztvevők számára is fontosak – nem csak a módszertani megfeleléshez.

És ami talán még fontosabb: amikor a résztvevők elkezdik komolyan venni az eredményeket, maguk kezdik el igényelni a strukturáltabb működést. Ahhoz azonban, hogy ennek valódi hatása legyen, az értékalapú gondolkodást le kell fordítani konkrét eszközökre: az értéket mérhető eredményekké, az elvárt hatásokat pontosabb követelményekké, az stakeholderek számára fontos értéket tudatosabb priorizálássá, a várt hasznot pedig portfóliószintű döntésekké kell formálni. Ezen a ponton jelenik meg újra a projektmenedzsment „klasszikus" oldala, de már nem külső elvárásként, hanem belső igényként.

A szervezeti érettség nem attól növekszik, hogy újabb módszertanokat vezetünk be, hanem attól, hogy egyre következetesebben tudunk értéket teremteni. Az értékteremtési szemlélet ebben az értelemben nem a projektmenedzsment módszertanok alternatívája, hanem az a kiindulópont, ahonnan a szervezet a saját igényeit felismerve építkezhet tovább.

 

Szerzőről

Szabad Szabina, PMP IT projektmenedzser és product owner, aki felsőoktatási digitális fejlesztési projekteken dolgozik. Munkája egyedi megoldások fejlesztéséhez, rendszerintegrációkhoz és adatvezérelt platformok kialakításához kapcsolódik, amelyek támogatják a szervezeti működést és a döntéshozatalt. Projektjeiben komplex fejlesztési kezdeményezéseket vezet és strukturál, valamint különböző stakeholder-csoportok együttműködését segíti. Szakmai érdeklődése a stratégia, a governance és az értékteremtés összefüggéseire irányul.