A kockázatkezelés (Risk Management) a projektmenedzsment esszenciális és szerves része, továbbá véleményem szerint a harmadik legfontosabb tudásterület a terjedelem (Scope Management) és az ütemterv (Schedule Management) tudásterületek mellett. Jó, jó, ezt akárki mondhassa. Szóval miért is gondolom én ezt?

Minden projekt a jellegéből adódóan számos bizonytalanságot és természetesen lehetőségeket tartalmaz. Ezekkel a projektvezetőnek minden esetben foglalkoznia kell, függetlenül a projektek méretétől és irányultságától. Ugyanúgy fontos a hagyományos projektek esetében, mint az agilis megközelítéssel vezetett projekteknél. Ezen tevékenység nélkül igen nagy meglepetések érhetnek minket a projekt végrehajtása során.

A kockázatkezelés tudásterülete magába foglalja azokat a folyamatlépéseket, amik biztosítják, hogy mind a pozitív (Opportunity), mind a negatív (Threat) kockázatokat listába szedjük (Identify Risks) még a tervezés fázisban törekedve a teljesség igényére. Ez azért fontos, mert a fenyegetések korai felismerése azt eredményezi, hogy még időben fel tudunk készülni egy jó kis tervvel, amivel csökkenteni tudjuk a hatását egy esetlegesen bekövetkező kockázatnak, esetleg meg is tudjuk akadályozni. Gondoljunk bele, mennyire jó érzés a projekt végrehajtása során „csak kivenni az asztalfiókból” a kész választ egy épp aktiválódott fenyegetés esetén.

Ehhez természetesen az is szükséges, hogy az összegyűjtött kockázatokat alaposan analizáljuk, majd fontossági sorrendbe állítsuk őket (Perform Qualitative and Quantitative Risk Analysis). Ezt követően már megtervezhetjük a szükséges válaszokat (Plan Risk Responses), és azokat szisztematikus módon kezelhetjük (Implement Risk Responses, Monitor Risks).

A kockázatkezelésnek számos előnye van:

• Tisztában leszünk a lehetőségekkel és fenyegetésekkel a projekten belül, ezáltal sokkal kevesebb meglepetéssel szembesülünk a végrehajtás során.
• Megelőzés a reagálás helyett, aminek hatására a szükségtelen kiadásokat és a feleslegesen elpazarolt időt csökkenthetjük.
• Elkerülhetjük a speciális munkacsoportok létrehozását (Task Force) és a tűzoltás jellegű üzemmódot (Fire Fighting).
• Csökkenthetjük és/vagy elkerülhetjük a káros hatásokat és a veszteségeket.

Magát a tevékenységet végezhetjük négyzetrácsos füzetben, táblán, vagy külön erre a célra kialakított szoftver segítségével is. A lényeg, hogy foglalkozzunk a témával. Én most az Atlassian cég JIRA nevű programját fogom bemutatni, illetve leírni, hogy miként tudjuk csatasorba állítani magunk mellé a kockázatkezelés érdekében.

Ez a program egy széles körben elterjedt, alapvetően agilis környezetben használt, web alapú projektmenedzsment szoftver, mely a testreszabható alaptudáson kívül rengeteg applikációval is bővíthető. Első lépésként a BigPicture kiegészítő applikációra lesz szükségünk. Ennek a kiegészítőnek számos, jól használható eleme van, ezek között szerepel a „Risk Management” elem is. Ha beszereztük és telepítettük, akkor a felső menüsorban meg kell találnunk a <BigPicture> menüpontot, amiben az egyik almenü a <Risks>.

Ekkor megjelenik a képernyőn a Jira barátságos „Risk Board”-ja, ami két részből áll. A felső egy közkedvelt P-I mátrix, csak itt éppen az „I=Impact” helyett az „I=Consequence” szót használják. Alapból a mátrixban 5x5 cella található, ami szerintem egy kicsit túllövés. Mivel a modul kellemesen konfigurálható, így lehetőség van egy könnyebben kezelhető 3x3-as tartomány beállítására is. A „View” menüben további állítási lehetőségek közül választhatunk, érdemes eljátszani velük.

Az alsó rész egy „Risk Register”, ahol táblázatos formában láthatjuk az összes általunk felvett és kezelt, kockázathoz köthető taszkot. Természetesen a megjelenő oszlopok itt is szabadon változtathatók.

Az egyes cellaelemekbe már meglévő „issue”-k is felvehetőek, de újat is készíthetünk. Érdemes egy teljesen külön „issue” típust konfigurálni a kockázatok kezeléséhez, így a különböző lekérdezésekben és „dashboard”-okon is egyszerűbb a kezelésük. Továbbá hasznos segéd elemek is elhelyezhetőek rajtuk, mint például a kockázatkezelési stratégiák:

• Fenyegetés (Threat)  elkerülés (Avoid), csökkentés (Mitigate), áthárítás (Transfer), elfogadás (Accept)
• Lehetőség (Opportunity)  kiaknázás (Exploit), esélynövelés (Enhance), megosztás (Share), elutasítás (Reject)
• Kockázat részletes leírása (Risk Event Description), bekövetkezési esemény rögzítése (Risk Trigger Condition), hatás analízis részletei (Risk Impact Analysis)
• Válasz lépések a kiválasztott stratégiának megfelelően (Risk Response Strategy)

Az egyes kockázat taszkok alá a konkrét feladat lépéseket is rögzíteni tudjuk felelősökkel, végrehajtókkal, becsült időtartammal, lejárati dátummal és egyéb szükséges tulajdonságokkal, amiket a projekttervben is elhelyezhetünk.

További előnye a programnak, hogy látványos riportokat tudunk benne készíteni, amelyek nem csak színesek, de informatívak is. A különböző típusú és formájú kimutatásokat tetszőlegesen rendezhetjük az ún. „Dashboard”-on, így egyetlen felületen tudjuk nyomon követni projektünk kockázatokkal kapcsolatos állapotát.

Végül egy kis érdekesség a program nevéről, jópofa az eredete. A cég eredetileg a Bugzilla nevű programot használta hibakeresésre és kezelésre, amit az irodán belül elkezdtek Godzilla-nak, majd Gojira-nak (a Godzilla japán megfelelője, az irodában nagy kedvenc volt az eredeti japán fekete-fehér film) hívni. Később kifejlesztették a saját hibakereső, majd feladatkezelő programjukat, amin rajta ragadt a Gojira név, végül pedig már csak Jira-ként emlegették.

Megjegyzés és felelősség kizárása: Ezen Blogbejegyzés szerzője Simon Gábor, PMP®, a pmi.hu vendégszerzője. Az írás a szerző saját szakmai véleményét, megállapításait, következtetéseit tükrözi, amely nem feltétlenül egyezik meg a PMI Budapest, Magyar Tagozat álláspontjával, illetve nem tekinthető hivatalos ajánlásnak, állásfoglalásnak, véleménynek a PMI Budapest részéről. Az írás szerzői és megjelenési jogai az eredeti szerzőt illetik.