A projektmenedzsment irodák (PMO-k) folyamatosan fejlődnek. Muszáj - hogy lépést tartsanak a változó üzleti feltételekkel, az új stratégiai követelményekkel és a szervezeti kultúra változásaival. De hogyan biztosíthatja, hogy PMO-ja konstruktív módon fejlődjön. Van-e iránytű, amely irányítja a fejlődést? A PMI-nál úgy döntöttünk, hogy kiderítjük, a PricewaterhouseCoopers (PwC) professzionális szolgáltató céggel együttműködve elindultunk, hogy felmérjük a PMO-k érettségét világszerte. Három kutatás során, több mint 4000 válaszadó bevonásával azonosítottuk a világszerte legfejlettebb PMO-k által alkalmazott jellemzőket és stratégiákat. Ez az első ilyen jellegű "Globális PMO-érettségi index" értékes forrás a PMO-k teljesítményének javításához és a folyamatos fejlődés irányításához.

A kutatás részeként a PMI és a PwC meg tudta határozni azokat a jellemzőket, amelyek a PMO-k legjobb 10 százalékát jellemzik. Ez a "Top 10 százalék" mintegy 230 olyan PMO-t foglal magában, amelyek kiemelkednek a tehetségek vonzása és megtartása, a mérés fokozására szolgáló technológia alkalmazása, az üzleti stratégiával jobban összehangolt eredmények elérése és a szervezeten belüli nagyobb befolyás gyakorlása terén, különösen a vezető beosztású vezetők körében.  

A három kutatás mindegyike a PMO teljesítményének egy-egy más aspektusát vizsgálja:

A tehetségbeli szakadék szűkítése

A Narrowing the Talent Gap (A tehetséghiány csökkentése) című jelentésünk öt olyan képességet azonosít, amelyek kulcsfontosságúak a sikeres projektvégrehajtás szempontjából: kapcsolatépítés, együttműködő vezetés, stratégiai gondolkodás, kreatív problémamegoldás és kereskedelmi tudatosság. A Top 10 százalék hatékonyabban vonzza és tartja meg az ezeket a tulajdonságokat mutató tehetségeket. Emellett jobban igazodnak a szervezeti stratégiához, és az ügyvezető vezetők stratégiai partnerként tekintenek rájuk. Ezek az eredmények azt sugallják, hogy a PMO-knak kreatívabbnak és adatközpontúbbnak kell lenniük képességeik felmérése és a sokszínű tehetségek toborzása során. Arra is rámutatnak, hogy fontos az egész életen át tartó tanulás ösztönzése a tanulás és fejlesztés (L&D) előtérbe helyezésével és a felsővezetőkkel való együttműködéssel - mind a szervezet tágabb stratégiai céljaihoz való igazodás, mind a projektmenedzsmentről alkotott pozitívabb kép kialakítása érdekében.

A fontos dolgok mérése

A Measuring What Matters jelentés azt vizsgálja, hogy a szervezetek hogyan értékelik a PMO teljesítményét. A Top 10 százalék túllép a "vas háromszögön", azaz a terjedelem, az ütemezés és a költségek meghatározásán, és olyan meggyőzőbb, eredményalapú mérőszámokat emel ki, mint a működési hatékonyság vagy az ügyfélelégedettség. Ezek a széles körű mérések megerősítik a projektek értékét, növelik azok (és a projektcsapat) láthatóságát, és erősítik a jövőbeli projektek üzleti szempontjait. A kutatás azt is jelzi, hogy a Top 10 százalék a 2020-as bevételek, az ügyfélelégedettség és a környezetvédelmi, társadalmi és kormányzási (ESG) mutatók megszerzése terén is felülmúlta a többi szervezetet. Azt javasolja, hogy a PMO-k fontolják meg:

• Az alkalmazott intézkedések számának és a mérések gyakoriságának növelése.
• Az intézkedések hatékonyságának növelése a kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) összehangolásával a szélesebb körű szervezeti stratégiával és az üzleti eredményekkel.
• A megfelelő érdekelt felek, köztük a felső vezetők bevonása a mérőszámok meghatározásába.
• A technológia használatának növelése a projektek hatásának mérésére, beleértve a stratégia-végrehajtás irányítási technológia használatát. 

A PMO érettsége

Az utolsó tanulmány, a PMO-érettség, bemutatja a globális PMO-érettségi indexet, és meghatározza a PMO-érettség 23 elemét öt kulcsfontosságú dimenzióban: irányítás, integráció és összehangolás, folyamatok, technológia, adatok és emberek. Az ezen elvek sikeres végrehajtása lehetővé teszi a Top 10 százalék számára, hogy nagyobb befolyással és hatással rendelkezzen, és sikeresebb projekt eredményeket érjen el. A jelentés szerint az átlagos PMO-érettség ma 61,4 a maximális 100-ból. A Top 10 százalék azonban 94,9 %-on áll, ami azt jelzi, hogy mind az öt dimenzió tekintetében jól teljesítenek:

• Erős irányítási keretrendszerrel rendelkeznek a kockázatok hatékony kezeléséhez, a projektek átláthatóságának biztosításához és a teljesítmény méréséhez.
• Megszerzik a vezetői szint támogatását, és a KPI-ket összehangolják a szervezet stratégiai és változással kapcsolatos céljaival.
• Biztosítják a következetességet a szervezeten belül, és biztosítják, hogy a módszertanok és eszközök összhangban legyenek a legjobb gyakorlatokkal, ugyanakkor rugalmasan, a szervezeti igényeknek megfelelően alkalmazzák őket.
• Vezető szerepet játszanak az együttműködést, a láthatóságot és a tudásmegosztást javító technológiák bevezetésében.
• Kiemelt szerepet tulajdonítanak a tehetségnek, és a készségek széles skálájába fektetnek be, hogy a projektszakemberekből hatékony vezetők és kapcsolatépítők váljanak.

 

A PMO-k létfontosságú, de változó szerepet játszanak az üzleti siker és végső soron a gazdasági növekedés előmozdításában. A PMO-k érettségéhez hozzájáruló tényezők azonosításával mi és PwC partnereink reméljük, hogy a PMO-kat fejlődési útjukon végigkísérhetjük - segítve őket abban, hogy a szokásos irányítási intézkedéseken túlmutató hatókörüket a szélesebb üzleti értéket képviselő területekre, többek között a tehetségfejlesztésre, a technológia átvételére és a stratégiai befolyásra is kiterjeszthessék. Most, hogy már tudjuk mérni a PMO érettségét, használjuk fel ezt az információt arra, hogy szakmánkat a következő szintre emeljük. 

 

Mindhárom jelentés megtekintéséhez tekintse meg itt:https://www.pmi.org/learning/thought-leadership

Ez a cikk eredetileg a The Official PMI Blogon jelent meg.