A koronavírus-járvány kezdete óta, számos iparágnak kellett megtanulnia, hogyan vezessenek a menedzserek anélkül, hogy fizikailag a munkatársakkal közös szobában lennének, hiszen ők sok esetben egy másik telephelyről vagy otthonról dolgoznak.

Míg az építőipar hagyományosan lassú az új technológiák alkalmazásában, a cégek és menedzserek számára elérkezett az idő, hogy megtanuljanak távolról vezetni. Ez a cikk kifejti, hogyan dolgozhatnak a menedzserek távolról, milyen technológiák segítik őket, hogy jó munkát végezzenek, és hogyan alkalmazkodhatnak ehhez az új munkastílushoz.

Miért dolgozzunk távolról?

A koronavírus-járvány előtt az építőipar a leglassabbak között volt az új techológiák bevezetésében. Mivel az általános nézet szerint szükség van a projektmenedzserek jelenlétére, az építőbrigádok csak fokozatosan kezdtek el átállni távmunkára. Amikor megpróbálták irányítani a munkatársak termelékenységét, néhány csapat a távmunkában látta meg annak a lehetőségét, hogy a előrehaladás ellenőrzéséhez szükséges, ugyanakkor igen munkaigényes és időrabló helyszíni látogatásokat kiküszöböljék.

Sok munkaterületen használják az RFID-olvasók, GPS-követők, drónok és 3D térképszoftverek valamilyen kombinációját, hogy biztosítsák a termelékenységet, biztonságot és a feladatok elvégzését. Az olyan szoftverek, mint például a Bridgit Solutions (https://www.bridgitsolutions.com/construction-field-workforce-management), lehetővé teszik a projektmenedzserek számára, hogy távolról osszák be a munkásokat és rendeljenek hozzájuk különböző feladatokat a legnagyobb termelékenység elérése érdekében.

Segítség idő és erőforrás kezelésben

Egy komplett építkezés távolról való menedzselése kombinálja az emberi munka, a felszerelés, a tőke és az alapanyagok követését. A vezetők építőipari programokat használhatnak, hogy betervezzék a feladatokhoz szükséges időt és nyersanyagot, és hogy biztosítsák, hogy a felszerelés a megfelelő helyen van a megfelelő időben. Ezek a tényezők nagy segítséget jelentenek a projekt zökkenőmentes lebonyolításában.

Ahogy már említettük, az erőforrás-menedzsment szoftverek és a drónok használatának kombinációja biztosítja, hogy a dolgozók a megfelelő időben a megfelelő helyen tartózkodjanak, és felkínálják a nagyobb projektek ellenőrzésének lehetőségét. A drónok kiegészítéseként, egyes programok lehetővé teszik a munkáról készült videók küldését, hogy a projekt közvetlen közelről legyen követhető.

A 3D térképezés képet ad a munkásoknak arról, hogyan kellene kinéznie a projektnek, mielőtt felhasználnák a nyersanyagokat és tervrajzként szolgálhatnak a vizuális emberek számára.

Adminisztratív segítség

Az átlagos építőipari home office feladatok nagy része olyan időigényes tevékenység, mint a bérszámfejtés. A legtöbb építési vállalat hordozható időmérő készülékekre bízta a munkások ki- és belépésének rögzítését. Az irodában dolgozók azután ezt az adatot használták fel a fizetési jegyzék elkészítéséhez. Ezek az időmérő eszközök azonban manipulálhatók, például a munkások egymásnak is rögzíthetnek “extra munkaidőt”.

A felhő alapú nyomonkövetés egy jóval hatékonyabb munkaidőrögzítési módszert kínál. A munkások egy alkalmazáson keresztül jelentkeznek be, ami a munkaterülettől egy beállítható távolságon belül rögzíti csak az időt. A otthonról dolgozók számára pedig valós idejű bepillantást enged az építkezésen folyó munkálatokba, és azonnal elvégezhetik a szükséges időkorrekciókat, az adatokra való várakozás és utólagos ellenőrzés helyett.

Még akkor is, ha a projekt maradék részét személyesen vezetik, a felhő alapú HR időmérő rendszerek jelentős segítséget nyújtanak a bérlista menedzselésében és egyúttal egy kis lépést jelentenek egy nagyobb technológiai változás irányába  

Kommunikációs segítség

A távolról végzett munka kevesebb személyes kontaktust jelent és néhány cégnek segítségre lehet szüksége az új, kevésbé közvetlen kommunikációs módszerekhez való alkalmazkodásban. Előre definiált kommunikációs szabványok nélkül, a munkások egy része választhatja azt is, hogy inkább nem kommunikál, vagy egyéb, nem rögzíthető módon vitatja meg a problémáit. Ha a dolgozók sokféle kommunikációs csatornát használnak, a közös megértés biztosítása jóval nehezebbé válik, hiszen az embereknek rendszeresen ugyanazokat a célokat kell érteniük azonos utasításokat olvasva.

Projektmenedzsment-szoftver

A projektmenedzsment-szoftverek és az általános kommunikációs segédeszközök gyakran az építőiparra szabva, egyetlen robusztus megoldásként gondoskodnak arról, hogy mindenki azonos információk birtokábani  legyen, valós időben kommunikálva. Segítségükkel az utasítások és ütemtervek könnyedén kommunikálhatók, és dolgozók értesítést kapnak az új üzenetekről.

Nagyban megkönnyítik a napi kommunikációt a távolról dolgozók számára, mivel az, hogy nincsenek jelen a munkaterületen nem jelenti a megbeszélések lehetetlenné válását. A kommunikációs szoftverek használhatóak termélékenység-növelőként a feladatok ellenőrzésekor, és használhatók a dolgozókkal való kapcsolatépítésre is, mivel rugalmasan használhatók megbeszélésekhez, vagy akár kötetlen beszélgetésre is.

Problémák feldolgozása

Hacsak nem tervezzük kamera használatát, a kapcsolatok építése különösen fontos a távolról dolgozó építőcsapatoknak. A munkások kevésbé lehetnek hajlandóak más alkalmazottakkal megbeszélni a problémáikat, vagy az építkezés látványának és a nyilvánvaló vizuális jeleknek a hiánya megakadályozhat bennünket, hogy rákérdezzünk a gondokra. A napi kommunikáció lehetőségének távmunkán keresztül történő biztosítása lehetőséget ad a dolgozóknak, hogy megvitassák a problémáikat, még akkor is ha éppen nincsenek a munkahelyükön.

Szemtől szembe kommunikáció és elismerés

A technológia remek dolog a video chat, az üzenetküldés és az emailezés lehetőségével, de semmi sem helyettesítheti a szemtől szembe való beszélgetést és elismerést.  Használjuk a távoli munkára való szoftvereket a folyamatos pozitív visszajelzések adásához munkatásaink számára, beleértve azok elismerését is, akik különösen jól teljesítenek. A munkaterületek évenként legalább egyszer, kétszer történő meglátogatása is eredményezhet egyfajta hangulatjavulást, és egy szemmel is látható, valódi, élő emberhez kötődni is könnyebben lehet.

Néhányan amúgy is könnyebben fejezik ki problémáikat személyesen, amit a távoli menedzsment még nem tud hatékonyan biztosítani, ezért gondoskodjunk róla, hogy a személyes látogatások alkalmával elérhetőek legyünk.

Összegzés

A technológia megkönnyítette a fokozatos átállást a távoli projektmenedzsmentre. A koronavírus és projektmenedzsmenthez szükséges személyes utazások hatékonytalansága miatt egyre több cégnél fog a lehető legkevesebb ember az építési területen tartózkodni, és felfedezik azt is, milyen zökkenőmentes és hatékony lehet a menedzsment azok számára, akik már így is rengeteg kalapot viselnek.

Fontoljuk meg a különböző szoftverek és eszközök használatát a vállalatunk növekedésének elősegítéséhez. Az erőforrás-menedzsment hatékony napi munkát, a drónok pedig szoros ellenőrzést tesznek lehetővé. Spóroljunk időt az irodában távoli HR-szoftver használatával, amely a munkaidő valós idejű követését kínálja.

 

Magyar fordítás: Koch Zoltán

Lektorálta: Lóki Csaba

 

Forrás:https://activerain.com/blogsview/5602020/how-project-managers-can-manage-teams-productivity-remotely

PMI EN version: https://pmi.hu/en/blog/how-project-managers-can-manage-teams-productivity-remotely--5682