A projektmenedzsment irodák legjobb 10%-a öt dimenzióban ér el magas pontszámot:

• Irányítás
• Integráció és összehangolás
• Folyamatok
• Technológia és adatok
• Emberek

 

A PMI és a PWC érettségi indexe ezt az öt dimenziót használja a jól teljesítő PMO-k értékeléséhez. Itt az "emberek" dimenzióra szeretnék összpontosítani a pszichológiai biztonság szempontjából.

Mi a pszichológiai biztonság?

Vezetői körökben a pszichológiai biztonság az utóbbi időben egyre nagyobb teret nyer. A Harvard Business Review 2023-as cikke szerint a pszichológiai biztonság a következőket jelenti: "A csapat pszichológiai biztonsága a csapattagok közös meggyőződése arról, hogy nem baj, ha kockázatot vállalnak, kifejezik ötleteiket és aggályaikat, kérdésekkel állnak elő, és beismerik hibáikat - mindezt anélkül, hogy negatív következményektől kellene tartaniuk". A magas szintű pszichológiai biztonság elősegítése nem csupán a pozitív munkahely megteremtéséről szól. Ez a PMO összes céljának eléréséhez elengedhetetlen sikertényező.

A pszichológiai biztonság hozzájárul az emberi célokhoz

A sikeres projektmenedzsment irodáról alkotott elképzelésem az emberekre helyezi a hangsúlyt. Konkrétabban, az elképzelés szerint a PMO értékes szerepet játszik az emberek fejlesztésében és gyarapításában. Az emberek fejlesztése magában foglalja a formális képzést, a munkatapasztalatot és a lehetőségek biztosítását az emberek számára. A pszichológiai biztonság fontos az emberi célok szempontjából, mert a növekedés és a tanulás bizonyos szintű alázatot igényel. A tanulás azt jelenti, hogy be kell ismernünk, hogy nem ismerünk mindenre választ. Emellett a tanuláshoz néha az is hozzátartozik, hogy tanulni kell a hibákból és a tapasztalatokból. A fenyegetettség érzése miatt az emberek kevésbé hajlandóak kockázatot vállalni és fejlődni.

Mi az ára az alacsony pszichológiai biztonságnak?

Ha hiányzik a pszichológiai biztonság, a munkahelyen más érzés. Ezt személyes tapasztalatból tudom. Pályafutásom elején egy vezető dühében ököllel az asztalomra csapott, amikor valamit nem jól csináltam (talán egy digitális hiba volt - egy hiba a PowerPointban vagy az Excelben). Visszatekintve az esetre, két következményt látok:

• Rövid távon úgy tűnt, hogy a menedzser kirohanásának pozitív hatása volt. Keményebben dolgoztam, hogy javítsam a munkám eredményeinek minőségét. Mégis, volt egy finom negatív hosszú távú hatása. Visszafogtam magam a munkában. Visszafogtam magam az új ötletekkel. Befejeztem a feladatomat, és nem tettem mást.
• Más szóval, a csapat és a munkahely pszichológiailag kevésbé éreztem magam biztonságban. Ennek eredményeképpen a csapat termelékenysége szenvedett, mert a munkában jobban visszafogtam magam.

A pszichológiai biztonság növelése PMO-ként

Senki sem várja el a projektmenedzserektől, hogy terapeutaként vagy mentálhigiénés szakemberként viselkedjenek. Ennek ellenére használhatunk konkrét technikákat és eszközöket a munkahelyi pszichológiai biztonság növelésére.

1. Támogassa a megfontolt kockázatvállalást

A kockázatot egyes munkahelyeken néha rosszindulatú "négybetűs szónak" tekintik. Ez sajnálatos, mert a kockázatvállalás elkerülhetetlen. A projektmunka általában azt jelenti, hogy valami teljesen újat kell csinálni, ahol bizonytalanságok vannak. A jobb megközelítés az átgondolt kockázatvállalás. Ez azt jelenti, hogy olyan kockázatkezelési eszközöket kell használni, mint a kockázati nyilvántartás, és a legnagyobb kockázatokat biztosítással és hasonló eszközökkel kell mérsékelni. Ha egy veszélyes kockázat bekövetkezik, és a csapat ésszerű erőfeszítéseket tesz annak mérséklésére, bátorítsa kollégáit, hogy tanuljanak a tapasztalatokból.

2. Modellezze a hatékony javaslattételi magatartást

A projektek megvalósítása a kreativitás egyedülálló keverékét igényli, hogy a dolgok a megszokottól eltérő módon történjenek, valamint fegyelmezett szokásokat az idő és az erőforrások kezeléséhez. E célok eléréséhez elengedhetetlen, hogy alázatosak maradjunk azzal kapcsolatban, amit nem tudunk. Ezért kulcsfontosságú a javaslatokkal kapcsolatos jó javaslatok ápolása. Ha egy fejlesztőnek van egy jó ötlete, amellyel órákat takaríthat meg, az egy olyan javaslat, amelyről hallania kell. A projektcsapat tagjai (és a szervezet szélesebb projektközössége) azonban csak akkor fogják felajánlani a legjobb javaslataikat, ha jól érzik magukat.

Két javasolt viselkedésmódot érdemes modellezni a fokozott pszichológiai biztonság elősegítése érdekében:

• Adjon rendszeresen javaslatokat
• Adjon hetente legalább egy javaslatot, és tegye ezt óvatosan - pozitívan és konstruktívan.

Arról sem szabad megfeledkeznie, hogy a javaslatokra is óvatosan reagáljon. Amikor másoktól javaslatokat, visszajelzést vagy coachingot kap, gondolkodjon el rajta. További reflexióra késztetésként fontolja meg, hogy feljegyzi a javaslatot és azt, hogy ki adta Önnek. Ha végül felhasználja a javaslatot, térjen vissza, és köszönje meg annak, aki adta.

3. Csökkentse a negativitást és a cinizmust a munkahelyén

Sokan (talán a legtöbben?) közülünk negatív előítéletekkel rendelkezünk. Ez azzal az ősi szokásunkkal függ össze, hogy folyamatosan a környezetet pásztázzuk a potenciális veszélyek után. Bizonyos esetekben a negativitás elfogultság cinizmushoz vezethet - ahhoz a nézethez, hogy az embereket kizárólag az önérdek motiválja. Persze, az önérdek számít, de ez a fogalom nem elegendő az emberi viselkedés egészének magyarázatához. A perspektíva és a pozitivitás mérlegének kiegyensúlyozása erőfeszítést igényel. Ebben segíthet, ha visszaveszünk a híradások (különösen a tévéhírek és a közösségi média) fogyasztásából. Ezután, amikor olyan viselkedéssel találkozik, amely meglepő vagy az elvárásokkal ellentétes, feltételezze a pozitív szándékot (azaz "Hogyan tenné ezt az ember, ha sikerre törekedne?").

4. Gondolja át a hibákhoz való hozzáállását

A hibákért való kemény büntetés az egyik leggyorsabb módja a pszichológiai biztonság gyengítésének. Sajnos a projektmunka jelentős stresszel, határidőkkel és tanulási görbékkel jár, ami valószínűbbé teszi a hibákat. Kezdje azzal, hogy megváltoztatja a saját hibáihoz való viszonyát. Gondolkodjon el azokon a hibákon, amelyeket az elmúlt hónapban elkövetett (ideális esetben viszonylag kis hibákat). Szánjon rá egy pillanatot, hogy leírja a tapasztalatait. Milyen tanulságot tudsz levonni belőle? Például mondhatja magának, hogy délután 5 óra után kerülje az e-mailezést. Ezt a szabályt akkor találhatja ki, ha hajlamos dühös e-maileket küldeni, amikor egy hosszú munkanap után fáradt. Miután megpróbáltál tanulni a hibáidból, bemutathatod a koncepciót a projektcsapatodnak. Ha megosztod, hogy hibáztál, és hogy mit tanultál a tapasztalatokból, az szintén fantasztikus módja annak, hogy átlátható legyél a munkahelyeden.

Hogyan fogja elősegíteni a pszichológiai biztonságot?

A projektmunka bizalmat, együttműködést és kreativitást igényel. A pszichológiai biztonság létfontosságú ahhoz, hogy maximalizálni lehessen ezeket a hozzájárulásokat és a legjobb eredményeket lehessen elérni. Hogyan használhatja a pszichológiai biztonság legjobb gyakorlatait a PMO és a projektmunkák során, hogy inspirálja a projektcsapat tagjait a legmagasabb szintű hozzájárulásra?

 

Forrás: https://www.projectmanagement.com/articles/873006/How-to-Foster-Psychological-Safety