2020 év végén a PMI Budapest, Magyar Tagozat átállt a Microsoft 365 rendszerre. Kutas Ildikó és Dudás Dezső projektvezetőket kérdeztük az okokról és a bevezetés tapasztalatairól.

 

Miért volt szükség az átállásra? Milyen szerepet játszott ebben a járványhelyzet?

A 2020. márciusában bevezetett kijárási korlátozásokra és a COVID-19 járványra való tekintettel a PMI Budapest, Magyar Tagozat olyan, a csoportmunkát online módon támogató megoldást keresett, amelyben a tagozat munkájában résztvevők hatékonyan tudnak együtt dolgozni, ezért a Microsofttól megigényelte a Microsoft 365  Faculty A1 licensz próbaverzióját.

 

Milyen funkciókat kezdtek el használni, amik támogatják a közös munkavégzést?

A hatékony csoportmunka online térbe történő megszervezése és egy egységes rendszerbe foglalása volt a projekt alapvető célja. A Microsoft Teams rugalmasan képes alkalmazkodni a Tagozat folyamatosan bővülő feladataihoz. Ennek keretében törekszünk arra, hogy kizárólag a közös tárterületben használjuk az egyes munkaállományokat és ne levélmellékleteket utaztassunk a világhálón. Ez az elvárás azonban nem minden esetben teljesíthető, tekintettel az önkéntes tagok vállalati környezeti sajátosságaira (IT-policy).

Jelenleg az elnökségi szakterületeknek megfelelő MS Teams-csoportokban tároljuk a dokumentumainkat, szervezünk video konferenciákat. Használatba vettük egy-egy feladatra az MS Planner alkalmazást is, valamint az MS Teams-ben az önkéntes közreműködők számára önálló aldomain-t is létrehoztunk (volunteer.pmi.hu).

 

Milyen sorrendben kerültek ezek bevezetésre?

A licenszek megérkezése után az első feladat az volt, hogy segítettük a kollégákat abban, hogy az új csoportmunkára alkalmas felületre hogyan tudnak belépni, hogyan kell a hitelesítési folyamaton végigmenni.

A következő lépés a pmi.hu domain-ra való átállás volt. 20 kollégának @pmi.hu- s email cím került beállításra (a korábbi @pmibudapest.onmicrosoft.hu helyett). Az előzőleg használt jógyakorlatokra támaszkodva a levéltovábbítás funkciók beállítását támogattuk, továbbá levelezőcsoportok kerültek kialakításra.

A projekt szakmai munkacsoportjának javaslatára a 2020. decemberében megtartott egyeztetésen véglegesítésre került, mely funkciókat fogjuk kötelezően használni:

• MS Teams-ben csoportokat, csatornákat hozunk létre a csoportmunka elősegítésére.
• A dokumentumokat ezen csoportban - s ezzel a mögöttes SharePoint tárban – tároljuk, lehetővé téve a dokumentumok közös szerkesztését.
• A chat funkciót részesítjük előnyben az e-mailes kommunikációval szemben,
• A megbeszéléseket is MS Teams-ben tartjuk.

További funkciók használatát is javasoltuk, például az MS Teams Forms applikációját megbeszélések időpontjának tervezéséhez illetve az MS Planner feladatkezelő program használatát, melyet jelenleg –pilot jelleggel- éppen kipróbálunk. Az önkéntes fordítók nagy sikerrel használják a rendszert.

 

Mik voltak a nehézségek az átállás során?

A legnagyobb nehézség annak alátámasztása volt, hogy a PMI Budapest, Magyar Tagozat jogosult az ingyenes licenszek használatára, mint nonprofit szervezet; ez nem is sikerült elsőre, még külföldi PMI-os tapasztalatot is gyűjtöttünk, s több hónapig tartott.

A másik nehézség az volt, hogy néhány kollégának több Microsoft 365 licensze is van, s több fiók beállítása néhol technikai problémát jelentett.

 

 Milyen licenszeket használhatunk, mint civil szervezet?

Az Microsoft 365 Faculty A1 licenszeket, tekintettel arra a tényre, hogy regisztrált felnőttképzési, nonprofit egyesület vagyunk. A Microsoft 365 teljes értékű csoportmunka rendszernek tekinthető. Ez a licensz lehetővé teszi az állományok szervezését, tárolását, egyidejű közös használatát, videókonferenciák szervezését, az egyes alelnöki területek munkájának elkülönített menedzselését. A licensz egyetlen érdemi korlátozása, hogy asztali alkalmazásként nem használhatóak az Office alkalmazások, de a web-es változatok is hatékony tudják támogatni a Tagozat munkáját.