Az ünnepekhez közeledve legyen történetünk főhőse a Karácsonyi Tatu (The Holiday Armadillo, ha valaki angolul nézte volna a Jóbarátokat :) ). Azt a feladatot kapja a főnökétől, hogy készítsen el egy jól használható folyamatleírást arról, miként lehet a tatuk városát minden évben megfelelően feldíszíteni a karácsonyra. Lelkesen nekiveselkedik a feladatnak, lelkiismeretesen dolgozik rajta minden nap. A főnöke azonban szeretné menet közben is látni, hogy milyen módon halad a munka, így kiír egy rendszeres státusz megbeszélést. Itt Karácsonyi Tatu mindig bemutatja, hogy mit ért el eddig. A beszámoló végén még annyi történik, hogy a főnök megkérdezi tőle, hogy mivel fog haladni a következő időszakban. Hősünk ezen alkalmak végén elgondolkodik, hogy esetleg valamit nem jól csinált? Nem kapott semmilyen visszajelzést, nem tudja, hogy jó-e az irány, kell-e változtatni, vagy dolgozzon tovább így. A következő meeting-eken sem változik a helyzet, így szépen lassan a motivációja is csökken, ennek megfelelően a munka minősége is hanyatlani kezd. Kevesebb résszel készül el, azok sem túl professzionálisak. Végül ugyan leadja határidőre a folyamatleírást, de ő is érzi, hogy egyrészt lehetett volna sokkal jobb is ez az anyag, másrészt tudja, hogy több hasonló feladatot biztosan nem fog elvállalni.

Nézzük meg ezt az egészet a vezetője szemszögéből. Talált egy lelkes és hozzáértő kollégát, akinek kiadhat egy fontos feladatot, ami az ő vezetőjétől, a Polgármestertől érkezett. Mivel neki is rendszeresen be kell számolni a főnöke felé, így Karácsonyi Tatut is számonkéri időről időre, persze azt nem mondja meg neki, hogy ez miért szükséges. Azt látja, hogy remekül halad, jó az anyag, így örül. Sőt, még azzal is szeretné érdeklődését kifejezni, hogy mindig megkérdezi, mit tervez a következő időszakra. A munka vége felé haladva ő is érzi, hogy mintha valami nem lenne ugyanaz, mint az elején, de ezt betudja a fáradtságnak. Aztán végül megkapja a végeredményt, amit lelkesen felhasznál, és örül, hogy van egy jó munkaerője. Ráadásul alig várja, hogy odaadhassa Karácsonyi Tatunak a következő feladatot.

A légből kapott történet célja annyi, hogy jobban beleéljük magunkat a témába. Azt hiszem érezhető, hogy mi ment félre tatuéknál:

• Visszajelzés nélkül bizonytalanságban van az ember. Nem tudhatja, hogy jó úton halad-e.
• A motiváció is nagyon gyorsan le tud csökkenni, akár el is tud tűnni, ha csak gépnek nézik az embert, aki futószalagon szállítja a munkát. A visszajelzés még fontosabb a szellemi tevékenységet végző emberek körében.
• Vezetőként fontos, hogy egyértelműen, explicit módon átadjuk, kinek mi a célja.

Érdekes ez az egész visszajelzés témakör, főleg nálunk magyaroknál. Erősen megfigyelhető, hogy kulturális nehézségeink vannak ezen a területen. Mind a küldő, mind a fogadó oldalon érdemes megvizsgálni, hogy mi a helyzet. És persze most itt nem az éves egyszeri (jó esetben kétszeri) dolgozói értékelésről beszélek, hanem a rendszeres, napi munka során felmerülő lehetőségekről írok.

Kezdjük a küldő féllel. A legnagyobb probléma a visszajelzés hiánya. Ezt illusztrálja a kis mese. Ha nem osztjuk meg az általunk kiadott taszkok célját, akkor nem is várhatjuk el, hogy a feladat végrehajtója igazán elköteleződjön az adott feladat mellett. A jó munka nagyban függ a motiváltságtól is, amit szintén könnyen haza tudunk vágni, ha csak személytelenül foglalkozunk az adott személlyel. Sokszor lehet azt is érezni, hogy a státusz megbeszéléseket azért tartják, mert benne van a naptárban. Egyik fél beszél, a másik hallgat, váltanak pár mondatot, aztán kicsöngettek. Fontosnak gondolom, hogy vezetőként tegyük láthatóvá, hogy valóban érdeklődünk a téma iránt, és fejezzük ki nyíltan és igazságosan a véleményünket. Rengeteg erőt tud adni egy vezetőtől jövő pozitív elismerés, és nagyon sokat tud segíteni egy megfelelően tálalt segítő kritika. Ezenfelül a rendszeres pozitív megerősítés igazi motivációs faktor. Arra azonban figyelni kell, hogy ha nem őszintén adjuk ezt át, akkor ellenkező hatást érünk el vele. A kritika esetében pedig azt kell szem előtt tartani, hogy sosem az embert minősítjük, hanem az általa elvégzett munka eredményét jelezzük vissza, esetleg a számunkra okozott érzéseket beszéljük át.

Persze az is igaz, hogy a fogadó oldalon is megvannak a problémák. Ha dicséretet kapunk, akkor azt nehezen tudjuk magunkévá tenni. Ilyenkor a legtöbb esetben valamiért elkezdünk szabadkozni, hogy „Ááá, dehogy, nem nagy ügy.”, meg „Lehetett volna jobb is, csak ez meg az”. Elismerni egy jól végzett munkánkat nagyképűség lenne, dicsekvésnek tűnne? Az miért baj, ha büszkék vagyunk arra, amit letettünk az asztalra? Mi lenne, ha egyszerűen csak annyit válaszolnánk egy pozitív kritikára, hogy „Köszönöm a visszajelzésedet. Jól esik, hogy ezt mondod, sok munkát fektettem bele. Örülök, hogy tudtam segíteni.” Szerintem ezzel nem mondunk semmi meghökkentőt, tárgyilagosan tudomásul vettük az elmondottakat, és felnőtt módon reagáltunk.

Sajnos a kritika terén vannak problémáink. Még a legjobb szándék mellett megfogalmazott építő kritikát is sokszor személyes sértésnek vesszük. Pedig remekül lehet fejleszteni magunkon, ha meghallgatjuk ezeket, átgondoljuk az okát, netán meg is beszéljük az illetővel.

Nem célom most leírni és bemutatni, hogy milyen módon lehet megfelelően visszajelezni, erre komplett könyvek (pl.: F. Várkonyi Zsuzsa – Tanulom magam, Dr. Thomas Gordon - V.E.T. Vezetők könyve, Ken Blanchard, Spencer Johnson – Egyperces menedzsment) és tréningek állnak rendelkezésre. No meg én sem vagyok Jedi mester, ezen a téren nekem is mindig van mit tanulni, főleg a gyakorlati alkalmazásában.

A szándékom csupán annyi, hogy felhívjam a figyelmet ennek a témakörnek a fontosságára. Mindannyian emberek vagyunk, akik ráadásul a projekteken, illetve a vállalaton belül egy célért küzdenek. Vezetőként helyezzünk kellő fókuszt erre a területre, mert nagy mértékben hozzá tud járulni a sikerességhez, ha valóban törődünk a csapattagokkal és munkatársainkkal, amit a „feedback” segítségével tudunk kifejezni.

A helyesen alkalmazott és persze megfelelően fogadott visszajelzés ráadásul egy igazi kooperációt jelent. Ez mutatja, hogy mindkét fél egy egységnek gondolja és érzi magát, és tudják, hogy egy célért küzdenek. Együtt.

 

Megjegyzés és felelősség kizárása: Ezen Blogbejegyzés szerzője Simon Gábor, PMP®, a pmi.hu vendégszerzője. Az írás a szerző saját szakmai véleményét, megállapításait, következtetéseit tükrözi, amely nem feltétlenül egyezik meg a PMI Budapest, Magyar Tagozat álláspontjával, illetve nem tekinthető hivatalos ajánlásnak, állásfoglalásnak, véleménynek a PMI Budapest részéről. Az írás szerzői és megjelenési jogai az eredeti szerzőt illetik.