Van egy barátom, akivel az történt, hogy… akár így is kezdhetném a történetet, de ez egyrészt nagyon átlátszó lenne, másrészt ezzel hiteltelenné is válna a mondandóm. Szóval férfiasan bevallom, hogy ezt elszúrtam. Viszont tanultam belőle, amit szeretnék átadni.

Szóval az történt, hogy érkezett egy meeting minutes levél a kollégámtól egy rakat címzettel, amiben összefoglalta a vevővel való legutóbbi egyeztetést. Ezek között volt olyan téma, amihez nekem kellett anyagot összeraknom, de ezt szigorúan belső megbeszéléshez, hogy majd ez alapján folytassuk a diskurzust a tisztelt megrendelővel. Az anyagot összeállítottam egy külön doksiban, majd miután elkészültem vele, gondoltam két megbeszélés között elküldöm. Sebtiben megnyomtam a Reply All gombot, beszúrtam az anyagot, majd Send…

Van egy olyan (jó? rossz?) szokásom, hogy a komolyabb leveleket elküldés után visszanyitom a Sent Items mappából, hogy újra átolvassam őket, és ekkor jött a sokk, megláttam, hogy a vevői oldalról a teljes Steering Commitee benne van a CC-ben.

Első reakció: sokk. A második is. Harmadik reakció: az épp folyó meeting felfüggesztése, pulzus normalizálása, verejték letörlése, nagy levegő. Volt egy emlékfoszlányom, hogy a levelezőkben lehet Recall, azaz visszahívás műveletet eszközölni, viszont nem tudtam, hogy ezt merre találom. Pár perc keresgélés után sikerült meglelni, azonnal aktiváltam. Azzal viszont a menüben szembesültem, hogy ez a művelet csak azt a levelet tudja visszahívni, amit még nem nyitottak meg olvasásra. Nagysebességű belsős körbekérdezés után megállapítottam, hogy működik a funkció, viszont nem lehettem abban biztos, hogy a vevői oldalon is mindenkinél sikeresen lefutott a művelet. Akkor most mit tegyek?

Mázlimra volt velem egy kollégám, aki azt javasolta, hogy írjak a téves címzetteknek egy levelet, amiben hivatalosan megírom, hogy mi történt, és arra kérem őket, hogy ha nem törlődött náluk a levél, akkor azt olvasás nélkül dobják a kukába. Ezzel azt lehet elérni, hogy bizonyítható módon nem használhatják fel a levélben lévő információt hivatalosan, ezáltal előnyhöz sem juthatnak, magyarul levédem a hátsómat (illetve a cég hátsóját).

Hát a történet ennyi. Lessons Learned: A fő probléma az volt, hogy nem fogadtam meg a saját tanácsomat, miszerint, ha egy levélre az előzményekkel együtt akarok válaszolni, akkor nem Reply All, hanem Forward, így megmarad minden korábbi rész, de a címzett mező üres lesz, és utólag majd odafigyelve kitöltöm.

Összegezve a három legfontosabb dolog az érzékeny levélírással, illetve a megtörtént baj orvoslásával kapcsolatban:

1. Ha fontos a levél előzménye, akkor mindig Forward, és a címzetteket majd utólag nagy körültekintéssel kell kitölteni. Valójában még a belsős kollégák közül sem biztos, hogy mindenkit érint a téma, így megéri ott is szelektálni. Inkább kevesebb ember kapja meg elsőre, mint olyan is, akinek nem való, vagy akit nem érint.
2. Ha elment a levél, akkor mihamarabb elindítani a visszahívás műveletet. A gyorsaság miatt pedig elengedhetetlen, hogy ez zsigerből menjen, így érdemes alaposan utánajárni, hogy miként lehet az általunk használt levelezőnél ezt megtenni. Akár egy kis cetlire is érdemes felírni, hogy kéznél legyen, ha szükség van rá.
3. A visszahívás művelet kétséges kimenetele miatt mindenképp írni kell a téves címzetteknek egy helyzetmagyarázó levelet, amiben elmondjuk nekik, hogy mi történt, és megkérjük őket a téves levél olvasás nélküli törlésére. Ez több szempontból is fontos. Egyrészt felvállaljuk a hibánkat, másrészt kvázi levédjük magunkat és a céget, mert így elvileg nem juthat előnyhöz a másik fél. Elvileg. A cikk végén megadom, hogy én mit írtam, talán ez is jól jöhet még másoknak.

Bölcs ember a más hibájából tanul, így remélem, hogy a megosztott történetem sokak számára hasznos lesz. És ne feledjük: „Shit can happen”, ahogy mifelénk mondják.

Az angol levelem, a behelyettesítendő részek jelölve [YourData]:

Dear [Customer] Recipients,

 

My name is [Name], I am the [Title] of [ProjectName] project.

I have sent you a letter by mistake containing internal, confidential company information on [ExactDate: DD.MM.YYYY (DayName) @ HH:MM].

I have initiated a recall action in the mailing program. If this was not successful and you have received my letter, I kindly ask you, please, to delete it without reading it. 

I apologize for any inconvenience and thank you very much for your understanding.