Számtalan kísértéssel kell a projektmenedzsereknek szembe néznie egy projekt élete során. Annak érdekében, hogy sikeres lehessen a változó környezetben és a mozgó célok sűrűjében, érdemes tudatában lenni, hogy melyek azok a veszélyek, amelyek elkerülése utat mutathat a mindennapokban.

#7: Türelmetlenség

„Siess, nincs időnk erre a baromságra!" Hallottál már ilyet, amikor a vezetődnek, vagy projekt tagoknak próbáltad elmagyarázni a használni kívánt módszertani elemet? Vagy azt, hogy „Menjünk, csináljuk, majd később adminisztrálunk mindent!”?  Persze, hogy nem fogtok. Aztán meg jön az „én azt gondoltam, hogy Te csináltad…”.

A türelmetlenségnek kétségtelen, hogy minden esetben meglesz az ára. Talán nem azonnal vagy nem készpénzben, de biztos, hogy pénzben is kifejezhető módon. Pl. egy csalódott ügyfél vagy alkalmazott nem az, akivel hosszú ideig szeretnél együtt dolgozni.

#6: Felületesség

Az "elég jó", az egyáltalán nem elég. „Jó lesz az, csak legyen kész határidőre!” megközelítés önmagunk becsapása, ahelyett, hogy a lehetőségeink maximalizálására törekednénk. Különösen a kockázatkezelésben nem elégséges a veszélyek hatásait csak az enyhítéssel kezelni. Érdemes elmélyülni a bizonytalanságokban és átfogó módon értékelni a lehetőségeket. Ne felejtsük azonban, hogy a kockázatok vagy lehetőségek menedzselése mindig költségekkel jár, ezek megtervezésénél se legyünk felületesek.

#5: A környezet figyelmen kívül hagyása

A projektek nem különállóak, hanem beágyazódnak a környezetükbe. Legyen az üzleti, jogi, közösségi, stratégiai stb. Általában nem elégséges csak a projektek „belső” céljaira koncentrálni, illetve érdemes ezeket a célokat a környezettel összhangban megfogalmazni. A projekt sikerének megítélése és a projektek hasznosulása gyakran a projekt befejezése után és a projekten kívülről jön. Ahhoz, hogy hosszútávon sikeres lehessen egy projekt, elengedhetetlen, hogy tágabb környezetbe is beillesztve legyen megtervezve és végrehajtva.

#4: Rejtett feltételezések

A feltételezés, mint a vélemény, mindenkinek van. Sokszor azonban még magunk előtt is rejtve maradnak, vagy nem fogalmazzuk meg őket tudatosan. Az egyéniségünk miatt különbözőek vagyunk, emiatt a feltételezéseink is különböznek, még akkor is, ha sejtjük, hogy egy csónakban evezünk, vagy egy célért akarunk együttműködni.

Érdemes lehet a nyilvánvalónak gondolt alapelveket is megbeszélni, legfeljebb kiderül, hogy ugyanazt értjük, de a legtöbb esetben pont az ellenkezőjével szembesülünk. A kölcsönösen elfogadott és meghatározott kiinduló feltételezések minden esetben segítenek a projekt sikerének elérésében.

#3: Módszertan mindenekelőtt

A valódi projektek a maguk módján egyediek és nincs egyetlen olyan keretrendszer, szigorú módszertan, szabvány, amely mindegyikre megfelelne. Egy módszertan, szolga módon való követése egyenes út a kudarc felé. Legjobb esetben is csak sok feszültséggel és többlet ráfordítással lehet majd eredményt elérni.

Számtalan jobbnál jobb metódus, eszköz, ötlet érhető el, melyek tudatos kombinációja és alkalmazása a valódi kulcs egy projekt sikerének. Ne gondoljuk ördögtől valónak az adaptív és prediktív eszközöket vegyíteni, sőt találjuk meg a saját munkamódszerünket (way-of-work) és érjünk el „hűha” élményt a munka során.

#2: Gyenge szponzoráció

A projekteket a szponzor engedélyezi ill. hatalmazza fel a projektvezetőt. De ennél sokkal fontosabb feladata, hogy konkrét víziója legyen az elérendő célokról. A projekteknek, mint ideiglenes vállalkozásnak világos követelményekre és siker kritériumokra van szükségük. Mi a projekt célja? Erre a kérdésre a választ a szponzornak kell megadnia, de nemcsak a kezdet kezdetén, hanem a projekt egész előrehaladása és lezárása során, valamint az esetleges útelágazásokhoz érve is.

A projektvezető feladata ezzel szemben az, hogy a megkapott céloknak megfelelően vezesse a projekt csapatát, de nem ő „találja ki” azokat. A projektvezető természetszerűen kerül időnként konfliktusokba a projekt tagokkal, amit hiteles és szükségszerűen jelen levő szponzorálás nélkül nem lehet feloldani.

#1: Az átláthatóság hiánya

Az előző „bűnöknek” van egy közös jellemzője, következménye, mégpedig az átláthatóság vagy transzparencia hiánya. A projekt akkor tud eredményes lenni, ha mind külső szemmel, mind belső megfigyelőként azonosnak látjuk a projekt céljait, előrehaladását, kockázatait és eredményeit. Valamit eltitkolni vagy elfedni mindig fájdalmas pénz-, idő- vagy presztízs szempontjából. Általában is elmondható, hogy az átláthatóságra való törekvés a projekt sikerének a záloga.

Szerző

Dudás Dezső gyakorló projekt-, program- és portfólió menedzser PMP minősítéssel és fizikusi háttérrel. A légiforgalmi irányítás és a szuperszámítógépek területén szerzett egyedi projekt menedzsment tapasztalatokat. Óraadó tanár a Corvinus Egyetem nemzetközi projektmenedzser posztgraduális képzésén.