Semmi sem késleltetheti jobban a projektet, mint a kockázatnak való kitettség. Az előre nem látott és nem számolt körülmények a projekt késedelmét, kudarcát vagy túlköltekezését eredményezhetik, ami a végeredményt kevésbé előnyössé és kifizetődővé teszi.

Szerencsére a megfelelő projektkockázat-kezelés és kockázatcsökkentés segíthet a projekt akadályainak megelőzésében. A kockázatkezelés egyik ilyen példája a kockázati lebontási struktúra (RBS) bevezetése, amely elemzi az összes lehetséges akadályt, amellyel egy projekt a teljes élettartama során szembesülhet. Ez az eszköz hasznos és hatékony eszköznek bizonyul a projektkockázat minimalizálásában.

Ebben a cikkben mindenről szó lesz, amit a kockázatelbontási struktúráról tudni kell, beleértve további információkat arról, hogy mikor igzaán hasznos, valamint arról, hogyan hozzon létre egy RBS-t.

Mi az a kockázat lebontási struktúra?

A kockázati lebontási struktúra egyfajta grafikon vagy folyamatábra, amely megpróbálja számba venni a projekt összes kockázati kitettségét, amellyel a projekt végrehajtása során szembe kell néznie. A kockázati lebontási struktúra általában a kockázatok hierarchikus ábrázolása, amely a magas szintekkel és a kockázatok általános kategóriáival kezdődik, majd lefelé halad a specifikusabb, részletesebb kockázatok felé. A kockázati lebontási struktúra lényege, hogy segítse a projektvezetőket a projekt kockázati kitettségének - mindannak, ami befolyásolhatja a projekt megfelelő előrehaladását - összegyűjtésében és dokumentálásában. Ez a tervezési eszköz segíthet egy vállalatnak vagy projektcsapatnak abban, hogy jobban felkészüljön a legvalószínűbbtől a legvalószínűtlenebb kockázatokra, így a projekt eredményei a lehető legközelebb lesznek az eredeti elvárásokhoz.

Hogyan kell használni a kockázati bontási struktúrát?

A kockázati lebontási struktúra sikeres létrehozásának vagy olvasásának több összetevője van, amelyek mindegyikét az alábbiakban ismertetjük.

Kockázatazonosítási segédlet

A kockázat azonosítása a kockázat lebontási struktúra egyik legelemibb része, és azt jelenti, hogy a projektmenedzser összeállítja a projektet érintő potenciális kockázatok listáját. Emellett értékeli az egyes kockázatok tényleges bekövetkezésének valószínűségét is. A kockázat azonosítása a hierarchikus struktúra felsőbb szintjein helyezkedik el.

Kockázatértékelés

A projektkockázatok értékelése magában foglalja a felsorolt kockázati elemek kategorizálását jelentőségük szerint, a kisebb súlyosságtól a nagyobb súlyosságig. A kockázatértékelés egyik pontos módszere a lista minden egyes eleméhez P-I pontszámot (Probability = valószínűség és Impact = hatás) rendel, ahol ezt a két különálló numerikus pontszámot megszorozva kapunk egy konkrét kockázati "pontszámot" vagy értéket. A kockázatértékelés végső soron a kockázati kitettség típusát, a kockázat legjelentősebb forrásait, a kockázatok alapvető okait, a kockázatok közötti összefüggéseket és a lehetséges kockázatkezelési technikákat vizsgálja.

Kockázati jelentés

A kockázati jelentés azt jelenti, hogy a projektmenedzserek megosztják a kockázati lebontási struktúrát a felső vezetéssel és a projekt egyéb érdekelt feleivel, hogy figyelmeztessék őket a projekt esetleges akadályaira. Ezek a jelentések a következőket tartalmazhatják:

• A kockázatok teljes száma
• Kockázati pontszámok összesen
• Grafikonokon keresztül bemutatott kockázati trendelemzés
• Ennek eredményeképpen a projektvezetők megismerhetik a szervezet által már alkalmazott kockázatkezelési folyamatokat.

Projekt-összehasonlítás

Ha az RBS-t a vállalat korábbi projektjei során is használták, a jelenlegi projekt kockázati kitettsége hatékonyan összehasonlítható a korábban befejezett projektekkel, mivel a kockázati bontási struktúrák mind közös keretrendszert használnak. Ez a struktúra lehetővé teszi a projektvezetők számára, hogy közvetlenül összehasonlítsák a projekteket és a kockázatokat.

Kockázatazonosítási stratégiák

A potenciális projektkockázatok listájának összeállításakor számos kockázatazonosítási stratégia létezik, amelyet a projektmenedzser vagy a csapat alkalmazhat.

• Brainstorming

Az ötletbörze, vagy egy kockázatazonosító workshop megtartása tökéletesen hatékony stratégia lehet a kockázatok azonosítására - különösen akkor, ha a kockázati bontási struktúra legfelső egy vagy két szintjén alkalmazzák. A brainstorming jellemzően listakészítést jelent az RBS létrehozásának korai szakaszában. A listaelemek ezután kategorizálhatók és tovább bonthatók.

• Dokumentumok áttekintése

A projekt összes dokumentumát értékelni kell a kockázati területek behatárolása érdekében. A dokumentumok felülvizsgálata része a részletes azonosítási folyamatnak, és elegendő részletességgel szolgál a kockázat megfelelő értékeléséhez.

• SWOT-elemzés

A SWOT-elemzés négy fő területet vizsgál a projektsiker valószínűségének értékeléséhez. Ezek a következők:

1. Erősségek: Belső tényezők, amelyek a projektet sikeressé teszik, általában az üzleti erőforrásokkal vagy a technológiával kapcsolatosak.
2. Gyengeségek: Belső tényezők, amelyek a projekt sikerét akadályozhatják, például az erőforrások elégtelensége vagy a képzetlen alkalmazottak.
3. Lehetőségek: A vállalkozás vagy a csapat ellenőrzési körén kívül eső tényezők, amelyek a projekt további sikeréhez vezethetnek, például kedvezményes szolgáltatások vagy anyagok, amelyek a projektet az eredetileg tervezettnél olcsóbbá teszik.
4. Fenyegetések: Olyan külső tényezők, amelyek hátrányosan befolyásolhatják a projekt sikerét, például természeti katasztrófa, amely késedelmeket vagy fennakadásokat okozhat.

Nominális csoporttechnika

A nominális csoportos technika együttműködő, és a csoport minden tagja felírja ötleteit vagy észrevételeit öntapadós jegyzetekre, amelyeket a teremben bemutatnak, és tovább vitatnak a munkatársakkal. A résztvevők a folyamat során felmerülő ötleteiket további öntapadós jegyzetekkel követhetik nyomon.

Kockázati bontási struktúra sablon példa

A legtöbb kockázati bontási struktúra-modell hasonló folyamatot követ, bár az üzleti, csoport- vagy projektigényeknek megfelelően módosíthatók. Ha el szeretné kezdeni, itt egy általános RBS-sablon, amelyre hivatkozhat. Ha pedig többet szeretne megtudni a projektmenedzsmentről, látogasson el a TechRepublic Academyre!

Forrás: https://project-management.com/understanding-the-risk-breakdown-structure-rbs/