A világ gyorsan változik, de ha a sikeres projektek irányításáról van szó, sok minden bevált és igaz marad. Végső soron egy olyan erőteljes projektcsapatot akarsz elősegíteni, amely a célokra összpontosít és reagál az új információkra. Íme nyolc kulcsfontosságú tényező, amely segíthet a projekt sikerében.

Egyértelmű projektcélok és célkitűzések

A siker eléréséhez világosan meg kell határozni a projekt sikerességi kritériumait. Mielőtt elkezdi, segítsen a csapatának megérteni, hogy mit szeretne elérni - nemcsak a projekt, hanem az ügyfél vállalkozása vagy közössége számára is. Egyeztessen az érintett érdekelt felekkel a kulcsfontosságú teljesítménymutatókról (KPI-k), és ha lehetséges, tegye azokat láthatóvá. Amikor kritikus döntési pontokhoz érkezik, térjen vissza ezekhez a célokhoz, hogy meghatározza a legjobb cselekvési irányokat.

Szorgalmas kutatás és adatgyűjtés

Az egyik legfontosabb projektsikertényező a feltárási szakasz, amikor a projektmenedzserek szorosan együttműködnek az ügyfelekkel, hogy minél több betekintést nyerjenek a problémáikba, az iparágba, a korábbi kezdeményezésekbe, a képességeikbe és egyebekbe. Ez olyan információkkal látja el, amelyek segítségével jobb stratégiát fogalmazhat meg, és előre láthatja a lehetséges akadályokat. Amikor a projektek elkezdődnek, csábító, hogy elkapkodjuk a dolgot, és nekilássunk a munkának. Ez izgalmas, amíg csordultig van ötletekkel. Ráadásul egy gyors és egyszerű ütemterv lenyűgözheti az érdekelt feleket. Fontos azonban észben tartani, hogy ennek a kritikus szakasznak a kihagyásával járó előnyök csak átmeneti jellegűek, és hamar háttérbe szorulnak a hátrányok miatt. Ha növelni szeretné a siker esélyeit, ne hagyja ki a feltárási fázist!

Megalapozott becslések és tervek

Az irreális becslések és a nagyravágyó ígéretek a leggyakoribb módja annak, hogy a projektcsapatok a projekt kudarcának útjára állítsák magukat. Csábító lehet kis, agresszív becsléseket adni, mert ezek látszólag meghatározzák a csapattagok kompetenciáját. Ha azonban növelni szeretné a projekt sikerének esélyét, Önnek és csapatának meg kell tanulnia félretenni az egót, vagy meg kell kerülnie. Fontolja meg jó tervezési módszerek alkalmazását, mint például a tervezési póker, ahol a becslések körüli megbeszéléseket ösztönzik. Tekintse át a legjobb, a legrosszabb és a legreálisabb forgatókönyveket. Szükség szerint adjon hozzá kiegészítéseket és tartalékokat. Végezze a projekttervezést aszerint, ahogyan a dolgok állnak, nem pedig aszerint, ahogyan szeretné, hogy a dolgok legyenek.

Optimalizált munkafolyamatok és rendszerek

A rendszerek és munkafolyamatok meghatározott folyamatok, amelyeket a csapata követhet a projekttervek végrehajtása során. Ezek hatékony módjai az elvárások meghatározásának és a kommunikáció kezelésének. Emellett minimalizálják a zűrzavart, ami a legforgalmasabb fázisokban nagyon előnyös lehet. Szánjon időt arra, hogy a projekt kritikus fázisai után értékelje munkafolyamatát és rendszerét, hogy kiszűrje a nem hatékony működést. Egyeztessen a csapatával és az érdekelt felekkel, hogy azonosítsa azokat a területeket, amelyeket automatizálhat és optimalizálhatja a projektmenedzsment-stratégiákat. Szélsőséges helyzetektől eltekintve nem tanácsos a projekt közepén nagyobb átalakításokat végezni. Mégis, tartsa szemmel azokat a finomításokat, amelyek óriási eredményeket hozhatnak.

Valós idejű előrehaladás és erőforrás-követés

Amint elkezdi végrehajtani a projektfeladatokat, természetes hajlamot érez arra, hogy csak arra koncentráljon, ami éppen aktuális. De projektmenedzserként az Ön felelőssége, hogy szem előtt tartsa a célokat és a projektcélokat. E nélkül a lélekjelenlét nélkül azt kockáztatja, hogy erőforrásokat pazarol el, és határidőket mulaszt el. Manapság a projektmenedzsment szoftverek olyan funkciókkal vannak felszerelve, amelyek valós idejű feladatkövetést és jelentéstételt, termelékenység-ellenőrzést, költségvetés-kezelést és költségkövetést és még sok mást tesznek lehetővé. Ezen funkciók maximalizálása lehetővé teheti Ön és csapata számára, hogy észre vegye a szűk keresztmetszeteket, előre lássa a problémákat és a késedelmeket, és a projekt fokozatos előrehaladása közben is kapcsolatban maradjon a nagy célokkal.

Terjedelem, változás és prioritáskezelés

Az információ túlterheltség növekedésével a csapatok és az érdekeltek számára csábító lehet, hogy minden új ötletet megvalósítsanak, és minden izgalmas felismerés után iteráljanak. Bár az olyan projektmenedzsment-módszerek, mint az Agile Scrum, azért léteznek, hogy üdvözöljék az új felfedezéseket és iterációkat, ezeknek az iterációknak mégis alapos mérlegeléssel és értékeléssel kell járniuk. A projektvezetők számára kritikus fontosságú, hogy megtalálják az egyensúlyt az új ötletekre való nyitottság és a terjedelem kúszásával szembeni határozottság között. Bár a változás jó lehet, a hatókör új módosításait a projekt célkitűzései és az erőforrások rendelkezésre állása alapján kell értékelni. Tartsa tisztán a prioritásokat, hogy segítse a csapatát az erőfeszítések irányításában - így azok nem vesznek kárba.

Egészséges csapat kultúra

Ha valaha is elgondolkodott azon, hogyan léteznek az önmenedzselő csapatok, akkor már belebotlott az egészséges csapat kultúra fontosságába. Egy csapat kultúrája határozza meg, hogy mit tartanak normálisnak és szokatlannak. Ez befolyásolja döntéseiket és tetteiket, függetlenül attól, hogy a vezetőség felügyeli-e őket. A biztonság, a felhatalmazás és az elszámoltathatóság táptalajt teremt az együttműködésnek, a konstruktív visszajelzésnek, a problémamegoldásnak, a kezdeményezésnek és a bátorságnak. Ennek sikeres fenntartása segítheti a csapatát abban, hogy optimálisan teljesítsen, még akkor is, ha magukra vannak utalva.

Dokumentáció és tudásmenedzsment

A projektmenedzsment másik kritikus sikertényezője a folyamatos fejlesztés. Ahhoz, hogy a cselekvéseket és döntéseket felül lehessen vizsgálni, először megfelelően dokumentálni kell őket. A dokumentáció a projektmenedzserek számára extra adminisztratív feladatnak tűnhet. De ha jól csinálják, számos előnnyel jár. A megfelelő dokumentáció és a tudásmenedzsment segíthet nyomon követni a csapat gondolatmenetét. Ezt felhasználhatja az érdekeltekkel való jobb kommunikációra, az új csapattagok felvételére és a projekt végén objektumértékelésre. A korábbi megállapításainak hasznosítása a jövőbeli projektekben is lehetővé válik, ha ezeket megfelelően rögzítik. Végül pedig a projektsiker dokumentálása növelheti csapata hitelességét, és segíthet abban, hogy a jövőben több ügyfelet szerezzen.

Forrás: https://project-management.com/project-success-factors/