John F. Kennedy egyszer azt mondta: "A változás az élet törvénye, és aki csak a múltat és a jelent nézi, az biztosan lemarad a jövőről", és ez sehol sem nyilvánul meg jobban, mint a projektmenedzsment területén. Az évek során a projektmenedzsment területén drasztikus változások történtek, amelyek a szervezeteket az öntapadós jegyzetektől a vállalati SaaS-megoldásokig vezették. Az újabb technológiák és irányítási paradigmák megjelenésével a projektmenedzsment továbbra is jelentős fejlődésen megy keresztül, és a szervezeteknek lépést kell tartaniuk ezekkel a változásokkal, különben a kudarcot kockáztatják. Ez a közelmúltban különösen érezhető volt a hihetetlenül változékony 2020-as év miatt. Az akkor tapasztalt masszív leállások és globális leállások következményei még 2023-ban is érezhetők. Ezek a zavarok minden bizonnyal új projektmenedzsment-trendeket alakítottak ki 2023-ban, mivel a szervezetek igyekeznek a projektmenedzsment újabb módjait átvenni. Ezt szem előtt tartva szakértőket kértünk tanácsot arról, hogy mi alakítja és rázza meg a projektmenedzsment világát 2023-ban, és összeállítottuk a 12 legjobb projektmenedzsment-előrejelzésünket.

1. Mesterséges intelligencia (AI) és automatizálás

A Project Management Institute megjegyzi, hogy a szakemberek 81%-a szerint az AI hatással van a szervezetükre. Ez a szám az elkövetkező években valószínűleg tovább fog nőni. Thilo Huellmann, a Levity.ai technológiai igazgatója megjegyzi, hogy az automatizálás óriási ígéreteket hordoz magában. "Az alacsony hozzáadott értékű feladatok automatizálásával a projektmenedzserek azokra a feladatokra összpontosíthatják erőfeszítéseiket és energiájukat, amelyek a legjelentősebb előnyökkel járnak a vállalkozásuk számára, így nagyobb változásokat tudnak elérni, növelve annak lehetőségét, hogy az egyes projektek elérjék stratégiai céljaikat".

Az elmúlt években a szervezetek egyre szélesebb körben alkalmazták az AI-t a projektek sikeres befejezésének biztosítása érdekében, többféle módon is, például:

• Teljesítménybecslések generálása
• A döntéshozatali folyamatok támogatása
• Becslések és előrejelzések készítése
• Az erőforrások ütemezésének optimalizálása
• Az adatok vizualizálásának lehetővé tétele
• Kockázatelemzés elvégzése

2. Fejlett erőforrás- és projektmenedzsment szoftverek

A Wellingtone 2020-as jelentése megállapítja, hogy a szervezetek 54%-a nem fér hozzá a projektjeire vonatkozó valós idejű KPI-khez, és több mint egyharmaduk több mint 1 napot tölt az adatgyűjtéssel. Ez kiemeli, hogy a projektmenedzsment eszközöket többé nem lehet figyelmen kívül hagyni. Az AI-alapú automatizálási képességekkel kombinálva a projektmenedzsment-szoftverek pozitív változásokat hozhatnak a szervezetek projektmenedzsmentjének módjában, függetlenül attól, hogy mennyire összetettek.

 

Íme néhány módja annak, hogy a megfelelő szoftverek milyen hatalmas változást hozhatnak:

• A múltbeli projektadatok kihasználása a jövőbeli projektek jobb ajánlatok és tervek készítéséhez.
• Az erőforrások rendelkezésre állásának, készségeinek és egyéb részleteinek megtekintése az elosztás egyszerűsítése érdekében
• Automatikusan nyomon követheti a feladatokra és projektekre fordított összes időt a mesterséges intelligencia segítségével.
• A költségvetések gyors kiosztása és nyomon követése, hogy a pénzügyek felett maradjon.
• Valós időben rögzítheti az összes költséget az összes projekt számláival együtt.
• Az összes projekt nyomon követése testre szabható műszerfalakon keresztül, és tájékozottabb döntések meghozatala menet közben.
• Valós időben tájékoztassa az összes érdekelt felet és csapattagot a projektek állapotáról, előrehaladásáról és a végrehajtott változtatásokról.

3. A távmunka terjedése

A távmunka már korábban is egyre terjedt, de az elmúlt években soha nem látott szintre emelkedett az alkalmazása. Bár a globális világjárvány biztonsági aggályok miatt a szervezetek kénytelenek voltak távmunkát engedélyezni a munkavállalóknak, valószínű, hogy a távmunka a belátható jövőben is folytatódni fog. Ez néhány érdekes kihívást jelent a projektmenedzserek számára. A Forbes szerint a munkavállalók akár 97%-a nem akar teljes munkaidőben visszamenni az irodába.

 

 

A felhőalapú projektmenedzsment szoftverek döntő szerepet játszhatnak ezekben a körülményekben. Ezek az eszközök könnyen telepíthetők globálisan a hibrid vagy távmunkavállalók számára, lehetővé téve számukra, hogy zökkenőmentesen a feladatok és projektek élén maradjanak. A szoftver képes az összes releváns adatot rögzíteni, amelyet nyomon kell követni, ellenőrizni kell, és amelyet a projektmenedzserek felhasználhatnak, hogy valós időben, a műszakok időbeosztásától és helyétől függetlenül megalapozottabb döntéseket hozhassanak.

4. Az érzelmileg intelligens vezetők iránti igény

Míg a projektvezetők számára szervezési és analitikai készségek szükségesek, az utóbbi években egyre nagyobb igény mutatkozik az érzelmi intelligencia iránt. A Világgazdasági Fórum "A munkahelyek jövője" című jelentése alátámasztja, hogy a munkáltatók egyre nagyobb igényt támasztanak az érzelmi intelligencia és más szociális készségek iránt. Ez a projektmenedzserek számára azért lényeges, mert munkájuk lényegében az emberek mély megértését igényli. A projektek sikerre viteléhez hatékonyabban kell kezelniük az emberi erőforrásokat, és ehhez először is meg kell érteniük ezeket az embereket. A másokkal való kapcsolatteremtés és empátia képessége sokkal fontosabbá vált az egyik másik projektmenedzsment trend miatt: a távmunka terjedése miatt.

Az érzelmi intelligencia nagyobb jóra való felhasználásának kiváló példáját Dave Birdsall, a The Parker Avery Group szenior menedzsere mutatja be. Ő felfigyelt arra az érdekes projektmenedzsment-trendre, hogy a napi érintkezési pontok találkozóit nem csak a munka miatt ütemezik be. "...ezeknek a napi találkozóknak a napirendje már nem csak a munkáról szól. Ezek az értekezletek nemcsak a munkaelemek nyomon követésére szolgálnak, hanem lehetőséget adnak az embereknek a szocializálódásra is. Úgy tapasztaltam, hogy ezáltal képben tudok maradni azzal kapcsolatban, hogy az emberek min dolgoznak, és biztosíthatom, hogy a munka és a magánélet egyensúlya ne szenvedjen csorbát."

5. Fokozódó hangsúly az adatelemzésre az adatvezérelt projektmenedzsment érdekében

A különböző méretű szervezetek minden nap bőséges mennyiségű adatot generálnak. Ezért csakis intelligens, ha ezeket az adatokat felhasználják a döntések meghozatalához. Az adatelemzés és a jelentéstétel segíthet a projektmenedzsereknek azonosítani a terjedelem kúszásának korai jeleit, mérni a projekt előrehaladási ütemét és még sok minden mást.

Az AI-alapú analitika teljes képet nyújt az egész szervezetről és az összes projektről. Ezek granuláris szintű átláthatóságot biztosítanak a tevékenységekről, és egyedi jelentéseket generálnak, amelyek segítenek az adatokat pontosan a projektvezetők által igényelt módon megjeleníteni. Ezekkel az eszközökkel a projektmenedzserek a kézzel összeállított jelentéseken alapuló, zsigeri döntések helyett valós időben tudnak megalapozott döntéseket hozni.

6. Hibrid projektmenedzsment

A pandémiát követő korszakban újult erővel törekedtek arra, hogy megbízhatóbb és hatékonyabb módszertant találjanak a projektek sikeréhez. Ennek érdekében a szervezetek elkezdtek kísérletezni a hibrid megközelítéssel, amelyben két vagy több módszertan különböző elemeit egyesítik. Ez már nem csak az agilis, a scrum vagy a lean módszerről szól, hanem inkább arról, hogy egyes tulajdonságokat egyesítenek a projektsiker fokozottabb rugalmassága érdekében. Ez lehetővé tette a szervezetek számára, hogy egyedi megközelítéseket találjanak az egyes iparágakhoz és projektekhez.

A hibrid koncepció kiterjed a projektcsapatstruktúrák kialakítására is. Olivia Montgomery, a Capterra projektmenedzsment-szakértője nemrég írt egy cikket a hibrid projektmenedzsment témájában. Megemlíti, hogy felmérésük "megállapította, hogy a csapatok 37%-a keresztfunkcionális, és egy dedikált PM vezeti őket. Amellett, hogy kihasználhatják az új csapattagok kiaknázatlan készségeit, a keresztfunkcionális csapatok megoszthatják a részlegük legjobb gyakorlatait, hogy aztán a projektcsapat eldönthesse, hogy be akarják-e építeni a saját folyamataikba".

 

7. Fokozott hangsúlyt fektetnek a „puha” (soft-skill) készségekre

Hagyományosan a projektmenedzserek értéke a minősítésüktől és a különböző módszertanok végrehajtásában való jártasságuktól függött. Mostanában azonban egyre több szervezet helyezi át a hangsúlyt a puha készségekre. Ez a projektmenedzsment-trend érthető, mivel a mesterséges intelligenciával működő megoldások elég képessé váltak a projektmenedzsment bonyolultabb technikai részeinek kezelésére. A vezetők szabadon összpontosíthatnak más feladatokra, és ez az a pont, ahol a puha készségek szükségessé válnak.

A projektmenedzsereknek most olyan puha készségekre kell összpontosítaniuk és erősíteniük, mint a konfliktuskezelés, az érdekelt felek bevonása, a tárgyalás, a mentorálás és képzés, a döntéshozatal és a csapatépítés. E készségek fejlesztése segít a projektmenedzsereknek abban, hogy nagyobb értéket nyújtsanak a szervezetük számára.

8. A projektek és a szervezeti stratégia közeledése

A projektek és a szervezeti stratégia hagyományosan különálló területek voltak. Lényegében a projektmenedzser szerepe csak a projektek sikeres lezárásig történő végrehajtása volt. A projektmenedzsment jelenlegi tendenciái azonban azt mutatják, hogy ez a szerep most kibővül. A projektmenedzserek gyakorlatiasabb szerepet vállalnak a szélesebb körű szervezeti stratégia végrehajtásában.

Ez érthető, mivel a szervezeteknek nehézséget okoz a stratégiájuk végrehajtása és az annak megfelelő cselekvés. Ezért a projektmenedzsereknek egyre inkább arra kell összpontosítaniuk, hogy megértsék a program-, portfólió- és projektmenedzsment között fennálló kapcsolatot. Ez lehetővé teszi egy szervezet számára, hogy lássa, hogyan kapcsolódnak egymáshoz az egyes projektek, és hogyan kapcsolódnak a szervezet általános stratégiai céljaihoz.

9. A felhő-első megközelítés válik a standarddá

A felhőalapú számítástechnikai megoldások iránti kereslet gyorsan növekszik, mivel egyre több szervezet tér át a felhőre, hogy lépést tartson a működésükben bekövetkező változásokkal. Működésük növelése érdekében a szervezetek olyan költséghatékony intézkedéseket keresnek, amelyek nem áldozzák fel a funkcionalitást vagy a teljesítményt. Ez teszi a felhőalapú számítástechnikát ideális megoldássá.

A hibrid és távoli munkakörnyezetek térnyerése szintén fokozta a felhőmegoldások előtérbe kerülését, mivel lehetővé teszik, hogy az erőforrások bárhonnan dolgozhassanak anélkül, hogy elveszítenék a kritikus üzleti alkalmazásokhoz való hozzáférést. A felhőalapú megoldások ráadásul hozzáférhetőbbé és rugalmasabbá váltak, így könnyebben elfogadhatóvá váltak. Mindezen változások mellett nagyon valószínű, hogy a felhő-első megközelítés lesz az új szabvány a projektek intelligens irányításához a szervezetek számára mindenhol.

10. Növekvő figyelem a mentális egészség iránt

Az elmúlt években egyre nagyobb figyelmet fordítottak a mentális egészségre. Azzal, hogy a szervezetek elkezdik újranyitni az irodákat, vagy áttérnek a hibrid vagy távmunkára, minden bizonnyal megemelkedik a stressz szintje a munkavállalók körében, akiknek alkalmazkodniuk kell ezekhez a változásokhoz. Ahhoz, hogy alkalmazottaik motiváltak és produktívak maradjanak, a szervezeteknek olyan módszereket kell keresniük, amelyek segítenek nekik a stressz és a mentális egészség hatékony kezelésében.

A szervezetek számos lépést tehetnek annak érdekében, hogy kiemelten kezeljék alkalmazottaik mentális egészségét. Kezdetnek a szervezetek rugalmas munkaidőt vezethetnek be, hogy nagyobb szabadságot adjanak alkalmazottaiknak arra, hogy „hogyan” dolgozzanak. A fitneszprogramok szintén jó lehetőséget jelentenek. A projektmenedzsment szempontjából a vezetőknek világos elvárásokat kell megfogalmazniuk a projekt határidőkkel és célokkal kapcsolatban, miközben igyekeznek több dicséretet nyújtani, mint kritikát. Ez csak néhány lépés, amelyet a szervezetek elkezdhetnek végrehajtani alkalmazottaik jobb mentális egészségének érdekében.

11. Koncentráljon a változáskezelésre

A távmunka és a hibrid munkavégzés által kínált nagyobb rugalmasság, bár komoly előnyökkel jár, számos kihívást is teremtett az együttműködés és a kommunikáció terén. Ha ezeket a kihívásokat nem ellenőrzik, könnyen kisiklathatnak egy jól megtervezett projekttervet. Az ilyen zavaró forgatókönyvek elkerülése érdekében megfelelő változásmenedzsmentre van szükség. Ez különösen fontos a szervezeteket mindenhol érintő, jelenleg is tartó globális makrogazdasági kihívások miatt.

A hatékony változáskezeléshez szükséges készségek fejlesztésével a projektmenedzserek gyorsan módosíthatják a stratégiákat a zavaró tényezőkkel vagy zavarokkal szemben, hogy a projekteket sikeresen megvalósíthassák. Létfontosságú a változásmenedzsment teljesítményének rendszeres felülvizsgálata és értékelése a fejlesztendő területek meghatározása érdekében. A csapattagoktól érkező visszajelzések a változáskezelési folyamatok finomításának lényeges elemei. A vezetőknek a gyorsabb és hatékonyabb döntésekhez valós idejű adatokra is szükségük van. Idővel és megfelelő készségfejlesztéssel a projektmenedzserek képessé válhatnak arra, hogy nagyobb változtatási programokat kezdeményezzenek anélkül, hogy csapataik teljesítménye vagy termelékenysége sérülne.

12. Erős kiberbiztonsági intézkedések végrehajtása

A Statista szerint a kiberbűnözés költségei globálisan az előrejelzések szerint riasztó mértékben nőnek, a 2022-es 8,44 billió dollárról 2027-re sokkoló 23,84 billió dollárra. A szervezetek ökoszisztémáik digitalizálása és a távoli és hibrid munkamodellek elfogadása felé haladva a kiberbiztonság kritikusabb, mint valaha.

A szervezet védelme a kibertámadások minden formájától proaktív tervezést és képzést igényel. A projektmenedzserek a tudatosság és a közös felelősség kultúrájának kialakításával támogathatják a kiberbiztonsági kezdeményezéseket. Együttműködhetnek az IT, a HR és a kiberbiztonsági csapatokkal a legjobb gyakorlatok és a projektcsapatok számára szervezett képzések megvalósítása érdekében. Még az olyan látszólag egyszerű intézkedések is sokat segíthetnek a szervezet és az adatok védelmében, mint például a projektmenedzsment és más eszközök szerepkör alapú jogosultságainak kihasználása.

Ezeknek a projektmenedzsment-trendeknek segíteniük kell a projektvezetőknek abban is, hogy megértsék, milyen lépéseket kell tenniük a működési hatékonyság érdekében. Ez különösen fontos a szakmai szolgáltatási ágazatban működő szervezetek számára.

 

A SZERZŐRŐL: Arpan Patra

Arpan a Replicon tartalommarketing-menedzser asszisztense. Szeret olyan technológiákról tanulni és írni, amelyek jobbá teszik a világot. A Replicon díjnyertes termékeket kínál, amelyek megkönnyítik a munkaerő menedzselését. Az ügyfélszámlázáshoz, projektköltségszámításhoz, valamint idő- és jelenléti időkezeléshez szükséges teljes körű megoldáskészletekkel a Replicon lehetővé teszi a legkevésbé kihasznált és legfontosabb eszközének, az időnek a rögzítését, kezelését és optimalizálását.

Forrás: https://www.replicon.com/blog/project-management-trends/